Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu sau đây:

      - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ;

      - Được xác định thời hạn bảo quản;

      - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;

      - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị.

 

      Như vậy, mục đích của chỉnh lý tài liệu là nhằm tổ chức sắp sếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản.

 

      Hiện nay Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ đang quản lý 2000 mét giá tài liệu giấy với tổng số 115 Phông lưu trữ của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh qua các thời kỳ lịch sử của tỉnh Bình Định. Bên cạnh đó còn có tài liệu khác như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng, đĩa ghi âm, băng hình, tài liệu quý hiếm...Tài liệu có thời gian sớm nhất từ năm 1928 đến nay đây là khối tài liệu lớn, quan trọng và có giá trị nhất của tỉnh Bình Định.

 

     Theo quy định của nhà nước, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ tài liệu của tỉnh phải bảo đảm thực hiện các yêu cầu về nghiệp vụ. Do nhiều nguyên nhân, tài liệu của nhiều cơ quan, tổ chức chuyên môn thuộc tỉnh còn ở tình trạng tài liệu tồn đọng nhiều năm chưa được phân loại, sắp sếp khoa học, gây khó khăn cho việc lựa chọn nộp vào lưu trữ lịch sử của tỉnh và sử dụng tài liệu trong thực tế.

 

       Từ thực tế trên, việc phân loại, chỉnh lý tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc, nghiên cứu lịch sử, nghiên cứu khoa học, phục vụ khoa học thực tiễn và các nhu cầu chính đáng của công dân là nhiệm vụ rất quan trọng và cấp bách đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ  trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.

 

      Qúa trình thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu và nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ưu hóa thành phần các Phông lưu trữ. Chi cục đã tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, từng bước hoàn thiện và nâng cao chất lượng thực hiện nghiệp vụ lưu trữ.

 

     Về phương diện lý luận nghiệp vụ và xuất phát từ thực tiễn công tác lưu trữ, khi tiến hành chỉnh lý tài liệu ở các lưu trữ cần phải giải quyết các vấn đề nghiệp vụ chủ yếu:

 

     - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành Phông, lịch sử Phông (nhất là đối với những Phông chỉnh lý lần đầu);

     - Xác định, lựa chọn phương án phân loại phù hợp;

     - Chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu của Phông;

     - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ;

     - Xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu của Phông;

     - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong chỉnh lý.

     Về quản lý chỉ đạo thực hiện những văn bản quy định mang tính nguyên tắc về vấn đề này như:

     - Luật lưu trữ;

     - Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

     - Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22/8/2005 của của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước về việc Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;

     - Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư - Lưu trữ nhà nước Ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001-2000.

 

     Nội dung công việc nghiệp vụ chuẩn bị chỉnh lý tài liệu, Chi cục tiến hành các bược như sau:

 

     - Khảo sát tài liệu;

     - Thu thập, bổ sung tài liệu;

     - Viết lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sử Phông của các cơ quan nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh còn bó gói, lộn xộn chưa được chỉnh lý;

     - Chọn và xây dựng phương án tài liệu;

     - Viết bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu trong chỉnh lý.

 

     Nội dung các công việc tiến hành chỉnh lý tài liệu:

     - Phân Phông tài liệu lưu trữ;

     - Lập hồ sơ;

     - Biên mục;

     - Hệ thống hóa các hồ sơ của Phông;

     - Làm các công cụ tra tìm và thống kê tài liệu;

     - Sắp sếp các hồ sơ trong kho lưu trữ.

     

     Nội dung chỉnh lý nâng cấp tài liệu để tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu trong từng Phông lưu trữ

     Chỉnh lý nâng cấp để tối ưu hóa thành phần Phông lưu trữ với yêu cầu nghiên cứu kỹ nghiệp vụ chỉnh lý kết hợp xác định giá trị tài liệu để giải quyết vấn đề thực tiễn như sau:

     -  Hồ sơ trùng trong một Phông lưu trữ;

     -  Hồ sơ trùng giữa các Phông lưu trữ;

     - Văn bản trùng trong từng hồ sơ;

     - Mức độ lập lại thông tin trong hồ sơ;

     - Một số văn bản không có giá trị trong hồ sơ;

     - Kiểm tra đối chiếu lại hồ sơ giữa các Phông hoặc văn bản bên trong của hồ sơ này với hồ sơ khác trong cùng một Phông để đánh giá lại tổng thể;

     - Hồ sơ chưa được xác định thời hạn bảo quản;

     - Xử lý tài liệu hết giá trị của Phông lưu trữ;

     - Loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy theo đúng quy định của pháp luật.

 

     Kết quả thực hiện chỉnh lý và chỉnh lý nâng cấp tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ

     Trong những năm qua, được sự quan tâm đầu tư thích đáng của UBND tỉnh và Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã có nhiều nổ lực, cố gắng trong việc phân loại, chỉnh lý tài liệu và chỉnh lý nâng cấp tài liệu. Đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu tồn đọng, tích đống nhiều năm của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử của tỉnh, không còn tài liệu tồn đọng, tích đống trong kho lưu trữ. Tài liệu chỉnh lý hoàn chỉnh với tổng số 2000 mét giá tài liệu với 115 Phông lưu trữ đang bảo quản trong kho lưu trữ lịch sử của tỉnh. Kết quả đạt được của công tác chỉnh lý, xử lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ đã tạo bước ngoặc trong công tác quản lý và tổ chức khai thác xử dụng tài liệu. Tài liệu được chỉnh lý, xác định giá trị, xây dựng và hoàn thiện công cụ quản lý tra tìm và ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ đã tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu phục vụ các hoạt động thực tiễn và nhu cầu nghiên cứu của xã hội hiệu quả./.