Tài liệu lưu trữ (TLLT) nghe nhìn là một bộ phận cấu thành quan trọng của nguồn TLLT hiện đại. Ngày nay, sự phát triển nhanh chóng của các kỹ thuật thông tin đã khiến cho các thiết bị lưu trữ như băng, đĩa ghi âm, ghi hình dần dần bị loại bỏ. Cùng với thời gian, những TLLT nghe nhìn cũng đứng trước nhiều nguy cơ, trong đó đáng kể đến là việc mất khả năng đọc được các dữ liệu.

Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn, tỉnh Vân Nam, Trung Quốc hiện đang lưu trữ được tổng cộng 273 hộp TLLT ghi âm và 221 hộp TLLT ghi hình của các thời kỳ khác nhau. Những TLLT nghe nhìn này là nguồn tài liệu quý báu, ghi chép về những sự thật lịch sử phong phú không thể tái hiện lại được của thành phố Bảo Sơn, là nguồn tài sản không thể thiếu trong việc khai thác các sản phẩm văn hóa từ TLLT nghe nhìn. Tiêu biểu là những TLLT về hoạt động công tác lúc sinh thời của đồng chí Dương Thiện Châu (nguyên Bí thư thành phố Bảo Sơn), hình ảnh về Tết Thang dao của đồng bào dân tộc Lật Túc, hình ảnh về những buổi trình diễn phục trang của các dân tộc thiểu số hay hình ảnh về trận bão tuyết chưa từng có trong hàng trăm năm qua ở thành phố Bảo Sơn v.v…

Năm 2012, Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn bắt đầu bố trí những cán bộ chuyên trách triển khai công tác chuyển đổi TLLT nghe nhìn thành TLLT số hóa. Tính đến nay, kho lưu trữ đã thực hiện chuyển đổi xong toàn bộ, đồng thời đã tiến hành công tác lập bản sao bảo hiểm.

Cách làm cụ thể như sau:

1. Chuẩn bị các thiết bị cho việc chuyển đổi. Để thực hiện công việc này, thiết bị là yếu tố quan trọng. Cùng với sự hỗ trợ đắc lực của các cán bộ kỹ thuật của Đài truyền hình thành phố, Kho lưu trữ đã chuẩn bị được đầy đủ các thiết bị cần thiết.

Một là, các thiết bị cơ bản. Kho lưu trữ đã lắp đặt được 02 máy tính hiệu Lenovo dùng để thu thập, biên tập các dữ liệu nghe nhìn, 02 chiếc máy tính này đều sử dụng bản Ghost Window XP Service Pack 3, chiếc máy tính dùng để chuyển đổi các TLLT từ băng ghi âm được cài đặt phần mềm thu âm Cool Edit Pro 2.1 còn chiếc máy tính dùng để chuyển đổi các TLLT từ băng ghi hình được cài đặt phần mềm thu hình Digital Dvr, lại được cài đặt thêm phần mềm Ulead DVD movieFactory 4.0 launcher có chức năng biên tập, sao chép.

Hai là, các thiết bị lắp đặt thêm. Gồm 01 chiếc đài cát - sét 02 cửa băng dùng để chạy băng ghi âm (Sansui SP900) và 01 đầu video VHS. Ngoài ra, 02 chiếc máy tính đều được trang bị thêm những chiếc loa ngoài phổ thông, dùng để kiểm soát hiệu quả của âm thanh.

Ba là, những thiết bị lưu trữ di động, gồm ổ cứng rời, đĩa DVD.

2. Chuẩn bị sổ sách ghi chép về việc chuyển đổi TLLT nghe nhìn. Kho lưu trữ đã tiến hành quy loại TLLT nghe nhìn dựa theo phông, đồng thời ghi chép lại vào sổ một cách cẩn thận, chi tiết. Mẫu bảng biểu cụ thể trong sổ gồm 10 nội dung là: Số thứ tự, tên gọi/tiêu đề, mã số phông, số hồ sơ, số tài liệu, năm, thời hạn bảo quản, mã số của CSDL bản sao bảo hiểm, độ dài phát sóng, ghi chú. Trong đó 02 nội dung là mã số của CSDL bản sao bảo hiểm và độ dài phát sóng được điền đầy đủ trong quá trình thu thập cụ thể, các nội dung còn lại được hoàn tất khi phân loại phông, tránh tình trạng bị bỏ sót hoặc trùng lặp.

3. Chuyển đổi theo trình tự quy phạm. Trước khi tiến hành chuyển đổi, cần kiểm tra kỹ lưỡng vỏ ngoài của băng, với những băng mà vỏ ngoài của nó bị hư hỏng, cần kịp thời thay mới hoặc áp dụng các biện pháp xử lý khác sao cho phù hợp. Để bảo đảm dữ liệu sau khi được chuyển đổi có âm thanh rõ ràng, hình ảnh sắc nét, mỗi băng cần được đảo đi đảo lại từ hai đến ba lần (vì những băng ghi âm, ghi hình được lưu trữ trong thời gian dài thường bị hiện tượng bết dính). Sau khi đã hoàn thành các thao tác trên, khởi động phần mềm thu âm Cool Edit Pro 2.1 hoặc phần mềm thu hình Digital Dvr trên máy tính, bỏ băng ghi âm, ghi hình vào trong thiết bị phát tương ứng, khởi động nút chức năng ghi chép phần mềm, cuối cùng nhấn nút chạy máy ghi âm hoặc máy ghi hình. Như vậy có nghĩa là nội dung của băng ghi âm, ghi hình đã được chuyển sang máy tính. Điều cần chú ý là, những dữ liệu được chuyển đổi này sẽ được lưu trữ ở dạng dữ liệu mpg, chiếm dụng không gian lớn trên ổ cứng, cần phải thường xuyên kiểm tra dung lượng còn lại trên ổ cứng, chọn thời điểm thích hợp để tiến hành di chuyển, lưu trữ các dữ liệu.

4. Biên tập các file tài liệu ghi âm, ghi hình (gọi chung là tài liệu nghe nhìn). Những nội dung không liên quan thu thập được trong quá trình sao chép dữ liệu sẽ được tiến hành biên tập, xử lý. Những dữ liệu ghi âm sẽ được xử lý thông qua việc ứng dụng chức năng cắt xén tự động của phần mềm Cool Edit Pro 2.1, các dữ liệu ghi hình lại được xử lý với phần mềm Ulead DVD movieFactory 4.0 launcher.

5. Chỉnh lý dữ liệu nghe nhìn. Sau khi việc xử lý dữ liệu được hoàn tất, sẽ tiếp tục chỉnh lý dữ liệu dựa theo phông lưu trữ, mỗi một dữ liệu sẽ được đánh mã bằng số có ba chữ số (ví dụ 001), sau đó đăng ký mã số của dữ liệu vào trong cột mã số của CSDL bản sao bảo hiểm trong sổ ghi chép về việc chuyển đổi dữ liệu, đồng thời cũng tiến hành đăng ký thời gian phát sóng của mỗi dữ liệu nghe nhìn đã được ghi lại vào cột phát sóng dữ liệu. 

6. Lập bản sao bảo hiểm cho dữ liệu. Sau khi đã hoàn thành việc biên tập các dữ liệu nghe nhìn, vẫn sử dụng chức năng sao chép phần mềm được áp dụng trong lúc biên tập để sao chép riêng các dữ liệu ghi âm, ghi hình đã được chỉnh lý xong sang các đĩa DVD khác nhau. Trong đợt chuyển đổi lần này, Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn đã sao chép được tổng cộng gồm 313 đĩa TLLT ghi hình và 42 đĩa TLLT ghi âm. Để tiện sử dụng, đồng thời tránh dữ liệu bị mất mát ngoài ý muốn, kho lưu trữ cũng thực hiện sao lưu toàn bộ dữ liệu nghe nhìn đã được chỉnh lý xong sang một ổ cứng rời 1TB khác.

7. Ghi chép trên đĩa DVD. Theo yêu cầu, bước tiếp theo là phải tiến hành ghi chép trên đĩa DVD. Một là, in ra những miếng nhãn có kích thước phù hợp, nội dung của nó bao gồm: Mã số phông, mã số mục lục, năm, mã số đĩa, sau đó cố định nhãn này vào chính diện bên trong hộp chứa đĩa. Hai là, ở mặt sau của đĩa, dùng bút dầu ghi chú rõ các nội dung như mã số phông, mã số mục lục, mã số đĩa.

8. Nhập mục lục TLLT trên đĩa DVD. Để tiện cho người dùng, giúp cho họ có thể tra cứu được những nội dung trên đĩa một cách nhanh chóng, cần tiến hành biên mục những nội dung cụ thể đã ghi chép được về TLLT trên đĩa DVD, toàn bộ sẽ được nhập vào trong hệ thống quản lý thông tin của máy tính. Trong lần chuyển đổi này, Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn đã nhập được tổng cộng 740 mục lục trong hồ sơ của TLLT ghi âm, 321 mục lục trong hồ sơ của TLLT ghi hình.

9. Biên soạn thuyết minh về việc chuyển đổi dữ liệu. Công việc cuối cùng là xây dựng một bản thuyết minh về tất cả các vấn đề gặp phải trong quá trình chuyển đổi dữ liệu lần này, đồng thời tiến hành lập hồ sơ, đưa vào lưu trữ thực thể đối với các đĩa DVD.

Trên đây là những cách làm cụ thể của Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn để chuyển đổi những TLLT nghe nhìn thành những TLLT số hóa lần này. Từ công tác thực tế trong những năm qua, Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn đã rút ra được một số bài học kinh nghiệm như sau:

1. Việc chuyển đổi TLLT nghe nhìn thành TLLT số hóa cần được các cơ quan lưu trữ đặc biệt coi trọng. Từ thực tế tình hình triển khai công tác, mặc dù những băng ghi âm, ghi hình đều được bảo vệ trong những tủ tránh nhiễm từ trong các kho lưu trữ, tuy nhiên, do các nguyên nhân khác nhau như thời gian lưu trữ quá dài hay do chất lượng của bản thân các cuộn băng này, với một số băng thì hiện tượng khử từ đã trở nên nghiêm trọng, chất lượng âm thanh, hình ảnh sau khi được chuyển đổi bị giảm xuống. Với hiện trạng này, bây giờ xử lý cũng không phải là muộn, chỉ cần áp dụng biện pháp hiệu quả, phương pháp phù hợp, thích đáng thì đa phần những cuộn băng này đều có thể tiến hành chuyển đổi được, nhưng không nên để muộn hơn nữa vì để càng lâu thì nghĩa là càng kéo dài thêm, độ khó của công việc sẽ càng lớn. 

2. Cần tăng cường bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, tăng cường năng lực làm việc tổng hợp của các cán bộ lưu trữ. Hiện tại, công tác lưu trữ đang đứng trước rất nhiều chuyển biến mới, rất nhiều TLLT có nguồn gốc từ những tài liệu điện tử, những thông tin tài liệu khác nhau phụ thuộc vào những hình thức vật mang tin khác nhau, điều này đòi hỏi các cán bộ lưu trữ phải có thêm những kỹ năng mới phù hợp với công tác lưu trữ hiện đại.

Trong việc chuyển đổi lần này, Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn đã phải ứng dụng những phần mềm chuyên dụng như Cool Edit Pro 2.1, Digital Dvr hayUlead DVD movieFactory 4.0 launcher, thực chất cũng chỉ là đang trong một quá trình vừa học vừa làm, làm dần thành quen. Đối với các cơ quan lưu trữ, cần không ngừng nâng cao được tố chất nghiệp vụ tổng hợp, kỹ năng nghề nghiệp của các cán bộ lưu trữ, để đáp ứng được các yêu cầu mới của công tác lưu trữ hiện đại.

3. Cần tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu, biên soạn và khai thác, sử dụng TLLT nghe nhìn, để TLLT nghe nhìn phục vụ tốt hơn cho sự phát triển kinh tế - xã hội. Khi Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn thực hiện công tác này thì các cán bộ lưu trữ mới phát hiện ra rằng, bên trong những cuộn băng ghi âm, ghi hình đó có lưu trữ rất nhiều nguồn thông tin lưu trữ quý. Ví dụ, hình ảnh về hoạt động công tác đương thời của đồng chí Dương Thiện Châu, về nền âm nhạc tự sáng tác của đồng bào các dân tộc thiểu số, về trang phục của các dân tộc thiểu số và về phong cảnh tự nhiên của địa phương v.v… Đây đều là những tư liệu quý báu để triển khai thực hiện các bộ phim chuyên đề hay các đề tài nghiên cứu khoa học. Các cơ quan quản lý lưu trữ cần có trách nhiệm, phải tăng cường phối hợp nhịp nhàng với các cơ quan khác, sản xuất ra được các sản phẩm văn hóa chuyên đề. Nếu không như vậy thì việc các TLLT nghe nhìn được chuyển đổi thành những TLLT số hóa chỉ là một biện pháp đơn giản để kéo dài tuổi thọ cho TLLT, không thể phát huy được hết các vai trò khác của nó như là lưu trữ lịch sử, bồi dưỡng hay đào tạo con người.

4. Cần xây dựng được CSDL về TLLT nghe nhìn, thực hiện việc tra cứu toàn văn đối với TLLT nghe nhìn. Do còn có sự hạn chế về nhiều mặt, những công việc mà Kho lưu trữ thành phố Bảo Sơn đã làm được hiện nay chỉ dừng lại ở việc tra cứu ở cấp độ mục lục hồ sơ. Các bước đi tiếp theo sẽ được thực hiện trên cơ sở của việc số hóa TLLT nghe nhìn này, cần phải tăng cường kinh phí đầu tư, cải thiện hơn nữa điều kiện phần mềm, phần cứng, xây dựng được CSDL về TLLT nghe nhìn, thực hiện toàn diện việc tra cứu toàn văn đối với TLLT nghe nhìn.  

(Nguồn cục VTLT Nhà nước)