Tìm hiểu về kho lưu trữ trực tuyến của năm nước Mỹ, Anh, Australia, Canada và Singapore, có thể nhận thấy một số đặc điểm chính sau:

Hệ thống cơ sở dữ liệu lớn

Các nước đều rất chú trọng trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu. Trong đó, Mỹ đã nghiên cứu và viết ra cơ sở dữ liệu về mục lục tài liệu trên toàn quốc (ARC) và cơ sở dữ liệu về toàn văn tài liệu (AAD). Tính đến nay, cơ sở dữ liệu của Mỹ đã giữ được hơn 10.000 terabyte văn bản điện tử. Cơ sở dữ liệu của Anh chủ yếu là mục lục, văn bản điện tử trực tuyến, tài liệu lưu trữ và tài liệu lưu trữ số, cung cấp 100 triệu tư liệu với hơn 2.200 TB tài liệu lưu trữ kỹ thuật số trực tuyến. Australia lại xây dựng được cơ sở dữ liệu về tìm kiếm văn bản và ảnh, tài liệu lưu trữ điện tử lên đến 17.000 TB. Còn cơ sở dữ liệu của Canada lại mang tính tổng hợp, nội dung chủ yếu bao gồm cơ sở dữ liệu về tìm kiếm tài liệu lưu trữ, văn bản của Chính phủ, website Chính phủ, danh mục các kênh phát thanh truyền hình v.v…Singapore có cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ dạng ảnh, lịch sử truyền khẩu, tài liệu lưu trữ nghe nhìn, kho lưu trữ các bài phát biểu, kiến trúc bản đồ, báo chí, tài liệu lưu trữ cá nhân và những văn bản của Chính phủ.

Nguồn tài liệu lưu trữ đặc biệt

 Các nước đều có nguồn tài liệu lưu trữ đặc biệt phục vụ độc giả.Tài liệu lưu trữ của Mỹ bao gồm những tài liệu về quân nhân đã nghỉ hưu, tài liệu gia phả và những tài liệu văn bản trong thư viện của Tổng thống. Tài liệu lưu trữ của Anh lại đặc biệt ở chỗ đó là những tài liệu về các nhân vật hay các dòng họ nổi tiếng. Canada lại có những tài liệu lưu trữ về chiến tranh, các bộ tộc thổ dân, tài liệu lưu trữ bưu chính hay gia phả v.v… . Australia lại có những tài liệu của Nội các, những văn bản của Ủy ban điều tra đặc biệt của Hoàng gia Anh, những tài liệu lưu trữ của Chính phủ liên bang cũng như những tài liệu lưu trữ về Thống đốc, Thủ tướng hay Bộ trưởng. Trong khi đó Singapore lại có những tài liệu lưu trữ về lịch sử truyền khẩu, các bài phát biểu, hay tài liệu lưu trữ bản đồ kiến trúc, tranh ảnh, âm thanh và áp phích v.v…

Cả năm quốc gia này đều  xây dựng kho lưu trữ trực tuyến lấy người dùng làm định hướng, tập trung vào nhu cầu của người dùng, mở các mục tìm kiếm thông tin, phân loại người dùng, cập nhật thông tin, giáo dục công, trợ giúp trực tuyến, triển lãm trực tuyến, mua sắm trực tuyến v.v…

Hệ thống tìm kiếm nâng cao

Với một hệ thống cơ sở dữ liệu lớn, nhất thiết phải có một công cụ tìm kiếm tiên tiến mới có thế phát huy tác dụng một cách triệt để. Mỹ đặc biệt phát triển hệ thống định hướng thông tin tài liệu lưu trữ, công cụ tìm kiếm được chia thành 7 loại bao gồm: từ khóa, biểu tượng, số lượng tài liệu, loại hình tài liệu lưu trữ, vị trí của tài liệu, thứ tự xếp và ngày tháng của tài liệu. Từ khóa tìm kiếm nâng cao trên trang web của Anh được thiết lập rất tốt, chia thành 3 loại là tất cả từ khóa, từ khóa chính xác và 1 hoặc 3 từ khóa; cũng có thế chọn cách tìm kiếm theo phạm vi ngày tháng hoặc phạm vi chủ đề. Australia lại phát triển chức năng tìm kiếm nâng cao hệ thống văn bản quốc dân CRS, có thể hiển thị kết quả theo hai cách là báo cáo tổng quát và báo cáo chi tiết. Ngoài ra, trang web của các nước còn có bảng xếp hạng các mục được quan tâm nhiều nhất, hiển thị một cách trực quan những hạng mục tài liệu lưu trữ được xem nhiều nhất.

Dịch vụ tương tác toàn diện

Các nước rất chú trọng việc xây dựng dịch vụ tương tác trên website, phấn đấu để cung cấp tất cả các loại dịch vụ về thông tin tài liệu lưu trữ. Mỹ còn xây dựng một mục trực tuyến, giúp đỡ các cựu chiến binh tìm kiếm lại những tư liệu lịch sử; chuyên trang “Federal Register” ghi chép lại những công việc của chính phủ một ngày trước đó, cung cấp cho người dùng văn bản chính thức về pháp luật Liên bang, quy định, báo cáo hay các văn bản của Tổng thống; chuyên trang “lớp học kỹ thuật số” cung cấp các tài liệu nguyên bản cho những người làm nghiên cứu, giáo viên hay học sinh. Tất cả các loại tư vấn trực tuyến hay ngoại tuyến đều là những hình thức hiệu quả của các dịch vụ tương tác.

Phân loại người dùng chi tiết

Phân loại người dùng để cung cấp dịch vụ thông tin có mục tiêu cũng như các dịch vụ cá nhân khác đang là xu hướng của các nước xây dựng lưu trữ trực tuyến. Trong đó, Mỹ là nước có phân loại người dùng chi tiết nhất, tại trang chủ chia người dùng thành phổ thông, người nghiên cứu gia phả gia tộc, quân nhân và người thân, học sinh và giáo viên, chuyên gia an toàn thông tin, nhân viên truyền thông, nhà quản lý tài liệu lưu trữ, nhân viên bảo quản tài liệu, nhân viên công vụ, nghị viên Quốc hội v.v…, đồng thời cung cấp dịch vụ cho bộ phận các dân tộc thiểu số. Australia lại chia đối tượng phục vụ thành nhà nghiên cứu lịch sử gia tộc, nhân viên và viên chức chính phủ, nhà tổ chức triển lãm v.v…Trong khi đó người dùng phổ thông, cơ quan chính phủ, kho lưu trữ tài liệu, thư viện và nhà xuất bản là đối tượng phục vụ của trang web tại Canada.

Cập nhật nội dung kịp thời

Các nước đều coi việc công bố thông tin và các tài liệu lưu trữ trên trang web là nội dung phục vụ chủ yếu, trên vị trí của trang chủ chuyên mục tin tức luôn được cập nhật, kịp thời cung cấp thông tin cho người dùng. Đồng thời còn kịp thời thông qua các hãng truyền thông đưa ra các thông cáo báo chí và phát tin tức. Trang chủ trang lưu trữ trực tuyến của Canada và Mỹ cứ 10 ngày lại thay đổi một lần. Sau khi thay đổi không những vẫn lưu nội dung tìm kiếm trước đó mà còn cập nhật tin tức mới khác.

Hệ thống giáo dục công cộng đặc biệt

Các nước đều rất coi trọng việc giáo dục công cộng, lấy những tài liệu lưu trữ làm cơ sở để người dân hiểu biết thêm về lịch sử quốc gia, bồi dưỡng nhận thức về tài liệu lưu trữ. Chuyên trang “Lớp học kỹ thuật số” ở Mỹ cung cấp những tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc nghiên cứu học thuật, bồi dưỡng giáo viên, hội nghị truyền thông và các dịch vụ giáo dục công cộng từ xa khác. Australia cung cấp cho học sinh trung học và tiểu học những tài liệu lưu trữ lịch sử gốc, đồng thời thông qua việc tổ chức tham quan, cung cấp tư liệu giảng dạy, tổ chức các lớp học trực tuyến, các cuộc thi tìm hiểu lịch sử quốc gia nhằm giúp học sinh hiểu được quá trình lịch sử phát triển của đất nước. Singapore lại tổ chức các cuộc triển lãm trực tuyến, trưng bày tranh cổ động thời kỳ thế chiến thứ II và một vài công trình giáo dục công cộng khác.

Hỗ trợ trực tuyến chuyên nghiệp

Trang lưu trữ trực tuyến của các nước đều thiết lập mục “hỗ trợ trực tuyến”, giải đáp những thắc mắc thường gặp của người dùng (FAQ) đồng thời cung cấp dịch vụ tư vấn trực tuyến. Trong đó danh mục FAQ là hình thức thường gặp của hỗ trợ trực tuyến, thường thấy ở trang chủ. Ngoài ra các quốc gia này còn thông qua các hình thức như bản đồ trực tuyến, kiến nghị, chú ý, gửi thư điện tử, điền phiếu hay thông qua các trang mạng xã hội như blog, Facebook, Twitter và các trang truyền thông xã hội khác để cung cấp dịch vụ tư vấn trực tuyến và giúp đỡ người dùng.

Triển lãm trực tuyến với chất lượng cao

Các quốc gia rất chú trọng việc tổ chức triển lãm trực tuyến, công bố những tài liệu lưu trữ có giá trị. Triển lãm trực tuyến vừa có thể kết hợp với triển lãm tại bảo tàng như một phiên bản ảo của triển lãm thực thể, vừa có thể được xây dựng độc lập với một chủ đề nhất định. Một phần của triển lãm trực tuyến sử dụng  kỹ thuật 3D, giúp nâng cao trải nghiệm cảm giác và hiệu ứng hình ảnh. Những triển lãm trực tuyến của các trang web tại Mỹ còn giúp người dùng tải về những tài liệu lưu trữ có giá trị, hoặc thưởng thức âm thanh trong khi xem triển lãm.

 Dịch vụ mở rộng phong phú

Cùng với sự phát triển của công nghệ, các nước còn cung cấp dịch vụ mua sắm trực tuyến, mở các gian hàng chuyên bán sản phẩm văn hóa liên quan đến lưu trữ và quà lưu niệm, đáp ứng nguyện vọng có thể đưa lưu trữ về ngôi nhà của người dân. Ở Mỹ có cửa hàng trực tuyến chuyên bán sách cũ, quà tặng, in ảnh hay dịch vụ phục chế văn bản, tài liệu. Singapore lại có trang web miễn phí hoặc trả tiến để cung cấp những bưu thiếp lịch sử, áp phích, trò chơi, máy tính xách tay và các hàng hóa khác.

Lê Thị Thu Trang - Trung tâm Tin học (Lược dịch)

Nguồn: “Báo lưu trữ Trung quốc” ngày 24/11/2014