Tài liệu lưu trữ chỉ thật sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội. Chính vì vậy, công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, mang tính chất chiến lược của mọi cơ quan lưu trữ; là mục tiêu cao nhất và cũng là mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ.

Được tái lập tỉnh từ 1997, sau 19 năm xây dựng và phát triển Bình Phước đã đạt được nhiều thành tựu to lớn, cùng bắt nhịp với sự phát triển chung của cả nước trên nhiều lĩnh vực kinh tế, chính trị, văn hóa, khoa học công nghệ…. Tất cả những thành quả đó đã được ghi lại đầy đủ nhất trong các tài liệu lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ tỉnh Bình Phước phản ánh lịch sử hình thành và phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của địa phương. Khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc nói chung cũng như sự phát triển về mọi mặt của tỉnh nhà nói riêng, là bằng chứng thật không gì có thể thay thế về quá trình hoạt động của các cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan chính quyền và cơ quan chuyên môn của tỉnh, phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng chính quyền còn non trẻ của Đảng bộ, quân và dân tỉnh Bình Phước từ ngày tái lập tỉnh cho đến nay.

Nhận thức được vai trò tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, trên cơ sở các quy định của pháp luật, ngay từ ngày đầu thành lập, Trung tâm Lưu trữ tỉnh đã được đầu tư xây dựng trụ sở làm việc riêng và bố trí 4 phòng kho để bảo quản tài liệu với diện tích là 728m², đặt tại trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư – Lưu trữ hiện nay. Ở cấp huyện và cấp xã đều bố trí được một phòng kho riêng biệt để bảo quản tài liệu. Đặc biệt, một số huyện, thị xã đã xây dựng Kho lưu trữ riêng với quy mô, diện tích theo đúng quy định.

Theo Quyết định số 1453/QĐ-UBND ngày 24/5/2010 của Ủy ban Nhân dân tỉnh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ được thành lập, với chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban Nhân dân, quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật.

Thực hiện chức năng quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử, hàng năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ tham mưu Sở Nội vụ tiến hành thu thập tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử. Đến nay, Chi cục Văn thư – Lưu trữ đang lưu giữ, bảo quản 61 phông lưu trữ với khoảng 1.360 mét giá tài liệu, là các phông lưu trữ của những cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, chưa có phông lưu trữ cá nhân hoặc tài liệu quý hiếm do các cá nhân, gia đình, dòng họ tặng, cho, ký gửi.

Về thành phần tài liệu: gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu xây dựng cơ bản… và một số tài liệu khác.

Với sự đa dạng về thể loại, phong phú về nội dung, tài liệu lưu trữ do  Chi cục Văn thư – Lưu trữ quản lý là một nguồn sử liệu, nguồn thông tin có giá trị, cơ sở cho việc nghiên cứu các lĩnh vực hoạt động trên địa bàn tỉnh, phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý hằng ngày của các cơ quan, tổ chức, cung cấp nguồn thông tin hữu ích và đáng tin cậy để phục vụ công tác quản lý  nhà nước tại địa phương.

 Để phát huy được giá trị của khối tài liệu hiện đang lưu trữ tại đơn vị, trong những năm qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ đặc biệt chú trọng đến công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với nhiều hình thức như:

– Cung cấp bản sao tài liệu lưu trữ;

– Cung cấp chứng thực tài liệu lưu trữ;

– Thông báo nội dung tài liệu lưu trữ;

– Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ.

Trong các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng nêu trên, việc cung cấp bản sao và bản chứng thực lưu trữ là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp lý do Chi cục Văn thư – Lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi lại trong tài liệu lưu trữ. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng; hình thức này cũng có thể cung cấp tài liệu phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước để nghiên cứu, tham khảo đề ra các quyết định quản lý, viết báo cáo, xây dựng kế hoạch công tác,…; cung cấp tài liệu cho việc nghiên cứu tổng hợp, rút kinh nghiệm công tác;  cung cấp nguồn tư liệu chính xác để nghiên cứu lịch sử địa phương, lịch sử hoạt động của các cấp, các ngành và từng cơ quan, đơn vị và phục vụ nhu cầu chính đáng khác của cán bộ, công chức và nhân dân nhưng không có thời gian đến nghiên cứu trực tiếp tại phòng đọc.

Trong thực tế Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã cung cấp chứng thực cho nhiều tổ chức, cá nhân có nhu cầu đến khai thác tài liệu.

Thông báo nội dung tài liệu: đây là một hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ mang tính chủ động của Chi cục. Mục đích của hình thức này nhằm giúp các cơ quan và cá nhân nắm được những thông tin về tài liệu đang bảo quản tại Chi cục, qua đó họ có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể.

Trong thời gian qua, Chi cục chủ động gửi công văn thông báo cho các cơ quan, đơn vị, địa phương và bà con nhân dân toàn tỉnh về hồ sơ, kỷ vật cán bộ đi B đang bảo quản tại Chi cục, để gia đình thân nhân của các cán bộ biết, đến khai thác khi cần thiết.

Với hình thức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, chúng ta có thể giới thiệu cùng một lúc nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau như: Văn bản, lược đồ, sách báo, hiện vật…đến nhiều đối tượng công chúng như: cán bộ, đảng viên, lực lượng vũ trang, học sinh, sinh viên …và quần chúng nhân dân.

Nhân dịp kỷ niệm 41 năm Ngày giải phóng tỉnh Bình Phước (23/3/1975-23/3/2016), 41 năm Ngày giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước (30/4/1975-30/4/2016) tiến tới kỷ niệm 20 năm ngày ngày tài lập tỉnh Bình Phước. Chi cục Văn thư  – Lưu trữ tỉnh Bình Phước đã phối hợp với Trung tâm lưu trữ Quốc gia II tổ chức thành công cuộc trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ với chủ đề “Lịch sử Bình Phước qua tài liệu lưu trữ” nhằm quảng bá, tuyên truyền giá trị  tài liệu lưu trữ tới nhiều đối tượng công chúng, góp phần nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, đảng viên và các tầng lớp nhân dân hiểu rõ hơn về giá trị kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội tiêu biểu của tài liệu lưu trữ. Cuộc triển lãm diễn ra trong 5 ngày đã thu hút được sự quan tâm, chú ý của hơn 1.200 lượt cán bộ, đảng viên, chiến sỹ và các em học sinh, sinh viên đến tham gia.

Đợt triển lãm này đã giới thiệu đến công chúng khoảng 130 đầu tài liệu, hơn 30 đầu sách, 40 hiện vật di khảo cổ, được tái hiện qua 5 phần, phản ánh khái quát về lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Bình Phước từ công cuộc khai hoang lập ấp dưới thời nhà Nguyễn, thời kỳ chống Pháp, chống Mỹ và những thành tựu phát triển kinh tế, xã hội của tỉnh hiện nay. Toàn bộ số tài liệu, di vật này được Chi cục Văn thư -Lưu trữ sưu tầm, thu thập tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, lưu trữ lịch sử các tỉnh bạn và các nguồn tài liệu khác.

Đây là những nguồn tài liệu quan trọng đối với hoạt động điều hành quản lý nhà nước, đối với công tác nghiên cứu lịch sử của tỉnh nhà. Ngoài ra, những tư liệu này cũng có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Cuộc triển lãm đã góp phần thiết thực vào việc giáo dục truyền thống yêu nước, tạo động lực cho các thế hệ trẻ ra sức phấn đấu lao động và học tập để xây dựng quê hương Bình Phước ngày càng giàu đẹp.

Trên đâylà 4 hình thức tổ chức chức khai thác, sử dụng tài liệu đã được Chi cục vận dụng thời gian qua.

Nhờ làm tốt công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nên trong thời gian qua, số lượng lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu lưu trữ đưa ra phục vụ khai thác đều tăng lên..

Theo số liệu thống kê của Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và ứng dụng tin học, hàng năm Chi cục phục vụ trên 100 lượt người với khoảng 361 lượt hồ sơ (tăng khoảng 35% so với trước đây). Để phục vụ kịp thời, chính xác các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của độc giả, Chi cục cũng đã quan tâm đầu tư, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. Bên cạnh việc xây dựng các công cụ tra cứu truyền thống như mục lục hồ sơ, mục lục đơn vị bảo quản, trong những năm gần đây, Chi cục đã tiến hành xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ như: phần mềm Cơ sở dữ liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ; số hóa tài liệu cung cấp kịp thời nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của các tổ chức, cá nhân.

Thực hiện nguyên tắc quản lý chặt chẽ, bảo đảm an toàn, bí mật thông tin tài liệu lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ cũng đã vận dụng Bộ tiêu chuẩn ISO 9001-2000 trong việc thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

Ngoài ra, Chi cục cũng xây dựng và niêm yết công khai Nội quy về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức thực hiện theo đúng quy định. Tài liệu lưu trữ sau khi phục vụ khai thác, sử dụng đã được thu hồi, và cất lại vào hồ sơ đầy đủ, không để lẫn lộn, thất lạc sang các hồ sơ khác.

Công tác bảo quản, giữ gìn tài liệu sau khi khai thác, sử dụng được thực hiện nghiêm theo quy định nên mặc dù tài liệu được đưa ra phục vụ thường xuyên, rộng rãi nhưng vẫn đảm bảo bí mật và an toàn, đáp ứng phần nào nhu cầu thông tin của các đối tượng độc giả, góp phần đáng kể vào việc tuyên truyền ý nghĩa, vai trò, vị trí của công tác lưu trữ đối với xã hội. Tuy nhiên những kết quả đạt được vẫn còn  hạn hẹp so với tiềm năng thông tin chứa đựng trong các nguồn tài liệu lưu trữ và nhu cầu khai thác của công chúng.

Để phát huy hơn nữa giá trị của tài liệu lưu trữ, tiếp nối những kết quả đã đạt được, trong thời gian tới chúng ta cần đẩy mạnh hơn nữa công tác tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể:

– Nâng cao hơn nữa nhận thức chung của toàn xã hội và trách nhiệm của lãnh đạo các cấp, các ngành; các cơ quan, đơn vị, địa phương về ý nghĩa, vai trò của tài liệu lưu trữ.

Hiện nay lãnh đạo một số cơ quan, đơn vị, địa phương chưa nhận thức đầy đủ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, do đó, chưa quan tâm đầu tư đúng mức trên cả hai phương diện chỉ đạo và tổ chức thực hiện để làm cho công tác lưu trữ phát triển.

Do vậy, để đổi mới và nâng cao nhận thức, Chi cục Văn thư – Lưu trữ nói riêng, các cơ quan lưu trữ nói chung cần chú trọng đến công tác tuyên truyền, giáo dục, phổ biến kịp thời các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước, địa phương về công tác lưu trữ; đồng thời phải chú ý đến vai trò cung cấp thông tin của tài liệu lưu trữ đối với việc hoạch định các đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước, địa phương trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành. Để làm được điều này, đòi hỏi những người làm công tác lưu trữ phải chủ động “tiếp thị lưu trữ”, biết hướng toàn bộ hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương và toàn xã hội vào mục đích sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ thông qua các hoạt động công bố, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ để thu hút sự quan tâm chú ý của các “khách hàng” đối với kho tàng trí tuệ, di sản văn hóa quý báu của tỉnh, của dân tộc chứa đựng trong tài liệu lưu trữ.

– Tăng cường các hình thức công bố, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ.

 Các hoạt động công bố, triển lãm, giới thiệu tài liệu lưu trữ chính là cầu nối khai thông giá trị tài liệu lưu trữ đến với đông đảo độc giả nhất là quần chúng nhân dân. Nhưng những hoạt động này ở các cơ quan lưu trữ cấp tỉnh còn rất hạn chế. Vì vậy, Chi cục VTLT tỉnh BP nói riêng, các tỉnh nói chung cần chủ động phát huy, nhân dịp kỷ niệm các ngày lễ lớn, các sự kiện lịch sử trọng đại của địa phương, của đất nước để công bố tài liệu lưu trữ dưới dạng các xuất bản phẩm, viết bài giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng… Đồng thời chủ động tổ chức các cuộc triển lãm hiện vật, ảnh, tài liệu lưu trữ. Thông qua đó để quảng bá các sự kiện lịch sử của tỉnh và giáo dục cho thế hệ trẻ tư tưởng, truyền thống cách mạng anh dũng, kiên cường của địa phương và của dân tộc.

– Hiện nay phần lớn các tỉnh đang triển khai xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng theo Đề án được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, theo đó để phát huy được giá trị của tài liệu lưu trữ lịch sử, chúng ta nên thống nhất trong khâu thiết kế là bố trí một khu trưng bày chuyên dụng để thường xuyên tổ chức các cuộc trưng bày triển lãm, giới thiệu đến công chúng các tài liệu lưu trữ quý hiếm và tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử.

– Quan tâm hơn nữa đến việc nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu hiện đang bảo quản tại kho, đồng thời tối ưu hóa thành phần hồ sơ, tài liệu sẽ được nộp lưu từ các nguồn vào Lưu trữ lịch sử.

– Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu cả về chuyên môn lẫn tin học nhằm nâng cao trình độ chuyên môn và các kiến thức khác có liên quan để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của độc giả và xã hội.

– Tiếp tục xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu Lưu trữ, hệ thống công cụ tra cứu đáp ứng các nhu cầu tìm tin khác nhau của độc giả. Đồng thời, đẩy mạnh việc số hóa tài liệu lưu trữ để từng bước tiến tới hiện đại hóa công tác khai thác, sử dụng tài liệu, giúp độc giả có thể nghiên cứu trực tiếp tài liệu trên máy tính.

Với việc triển khai thực hiện các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nêu trên, thời gian qua, Chi cục VTLT tỉnh Bình Phước đã gặt hái được một số thành công nhất định. Có được những thành công ấy chính là nhờ vào sự chỉ đạo, quan tâm của lãnh đạo các cấp, đồng thời có sự đóng góp to lớn của đội ngũ công chức, viên chức Chi cục Văn thư – Lưu trữ và đặc biệt là những người trực tiếp thực hiện công tác này.

Đứng trước yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát triển, với mong muốn ngày càng đáp ứng tốt hơn nhu cầu khai thác thông tin của xã hội, những người làm công tác lưu trữ cả nước nói chung và Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh Bình Phước nói riêng cần tiếp tục cố gắng nhiều hơn nữa và không ngừng tìm tòi, học hỏi, nghiên cứu áp dụng các biện pháp tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ để những giá trị của tài liệu lưu trững ngày càng được phát huy, góp phần phục vụ sự nghiệp xây dựng địa phương, xây dựng và bảo vệ quê hương, đất nước ngày càng bền vững và giàu đẹp.

Lê Thị Lịch