Một tài liệu điện tử được bảo quản an toàn khi nó tiếp tục tồn tại ở dạng cho phép người ta có thể truy nhập và một khi truy nhập được thì nó sẽ cung cấp bằng chứng xác thực và đáng tin cậy về hoạt động đã tạo ra tài liệu. Có nhiều trường hợp khi mà việc tiếp tục bảo quản tài liệu điện tử sẽ đòi hỏi phải có những giải pháp có thể làm suy giảm độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu hoặc có thể ảnh hưởng tới khả năng tiếp cận khai thác tài liệu. Lưu trữ cần xác định rõ khi nào thì những tình huống như vậy có thể xảy ra và khuyến nghị các cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu về những phương án lựa chọn thích hợp cho tài liệu trong kho của mình và thực hiện những bước đi cần thiết để bảo đảm duy trì tính xác thực và độ tin cậy tiếp nối của tài liệu trong lưu trữ.

Cho dù lưu trữ có trực tiếp bảo quản tại kho của mình hay không thì lưu trữ cũng phải chịu trách nhiệm nêu rõ ảnh hưởng của các phương án lựa chọn sẵn có đối với việc tiếp tục bảo quản và quyết định phương án nào là phù hợp. Lưu trữ cần phải thực hiện trách nhiệm này một cách tổng thể, thông qua việc ban hành các văn bản hướng dẫn về việc bảo quản tài liệu điện tử và cụ thể, thông qua việc xác định các vấn đề bảo quản liên quan tới một hệ thống quản lý tài liệu cụ thể và xác định các bước đi thích hợp. Nếu lưu trữ chịu trách nhiệm về việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ phải có những hành động bảo quản thích hợp. Nếu như một tổ chức khác thực hiện việc bảo quản tài liệu thì lưu trữ cần phải đưa ra khuyến nghị về những hành động phù hợp và trợ giúp trong việc thực thi chúng. Câu hỏi về nơi bảo quản tài liệu lưu trữ cần được xem xét trên cơ sở xác định xem cơ quan, tổ chức nào có khả năng bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng những tài liệu xác thực một cách tốt nhất qua thời gian. Các yếu tố cần tính đến khi xem xét, lựa chọn phương án tốt nhất bao gồm: cơ quan, tổ chức sản sinh ra tài liệu có nhiệm vụ giữ gìn và bảo đảm tiếp cận khai thác sử dụng những tài liệu xác thực trong một thời gian dài hay không và các nguồn lực cần thiết cho việc bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu lưu trữ có sẵn có hay không.

Bảo quản tài liệu điện tử là quá trình bảo đảm tính nguyên vẹn của tài liệu điện tử hướng tới việc làm sao cho tài liệu có thể được tìm thấy và tiếp cận trong suốt thời hạn lưu giữ đã quy định. Những tài liệu điện tử phải được lưu giữ như thế nào theo thời gian để có thể tìm chúng và tiếp cận được chúng trong suốt thời hạn lưu giữ? Có nghĩa là phải khắc phục được những vấn đề về sự lạc hậu của kỹ thuật, sự phụ thuộc của chương trình phần mềm, sự hao mòn vật lý của các vật mang tin. Trong những vấn đề này, sự phụ thuộc của tài liệu điện tử vào các chương trình (phần mềm) cũng như sự lạc hậu của các định dạng công nghệ của tài liệu điện tử là đặc biệt phức tạp.

Yêu cầu để đảm bảo việc bảo quản tài liệu điện tử có thể được chia thành ba loại:

– Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin, tài liệu điện tử;

– Bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai;

– Bảo đảm điều kiện để tái tạo các tài liệu điện tử trong dạng con người có thể đọc được.

1. Bảo đảm trạng thái vật lý của các tập tin

Khía cạnh bảo đảm việc bảo quản tài liệu điện tử – vấn đề hầu như được giải quyết cho tất cả các dạng bảo quản. Việc này liên quan không chỉ để tạo ra các điều kiện bảo quản tối ưu cho các phương tiện lưu trữ thông tin điện tử, mà cả nơi bảo quản của tài liệu điện tử. Để cho các tập tin máy tính không bị mất, người ta phải lưu trữ chúng trong hai hoặc nhiều bản sao, được lưu trên những vật ghi tin điện tử riêng biệt (máy tính làm việc và phương tiện sao lưu). Và nếu mất đi một trong những bản sao, người ta có thể nhanh chóng tạo một bản sao tập tin mới.

Trên thực tế khi bạn đang làm việc, tập tin tạo ra được đặt trong ổ cứng máy tính của bạn, lưu trên máy chủ và sao lưu (bản sao) trên đĩa RAID (hệ thống sao lưu dự phòng cơ bản), băng từ và đĩa quang từ tính (CD -RW, DVD-RW). Rất ít các cơ quan, tổ chức tách khối tài liệu điện tử này khỏi máy chủ của họ và lưu giữ riêng trên phương tiện truyền thông bên ngoài. Điều này là tự nhiên: tốc độ tăng trưởng của các tài nguyên lưu trữ tụt hậu phía sau với tỷ lệ giảm giá cho các ổ đĩa cứng, cho phép các cơ quan, tổ chức tăng năng lực máy chủ của họ một cách dễ dàng.

Cũng rất quan trọng là sự lựa chọn các loại vật mang tin và tuổi thọ của chúng. Lựa chọn này phụ thuộc vào:

– Các loại tài liệu điện tử được lưu trữ và tổng khối lượng của chúng,

– Tuổi thọ dự kiến ​​của các tài liệu và việc đảm bảo tiếp cận với chúng,

– Phương thức sản xuất các vật mang tin và chế độ bảo quản của lưu trữ,

– Các yêu cầu để đảm bảo tính xác thực của tài liệu.

Ví dụ, bảo quản khối lượng lưu trữ và tài nguyên thông tin có cấu trúc phức tạp (cơ sở dữ liệu tích hợp, địa lý và hệ thống đa phương tiện, dự án và các tài liệu thiết kế, market ban đầu của các ấn phẩm) trong các phương tiện truyền thông điện tử chuyên sâu tốt hơn để không vi phạm sự toàn vẹn của tài liệu.

Thời hạn lưu giữ các tài liệu điện tử trong vòng 5 năm là hy vọng hoàn toàn đáng tin cậy của bất kỳ phương tiện truyền thông hiện đại (bao gồm cả băng cassette từ tính). Nhưng điều cần phải quan tâm khi lựa chọn vật mang tin là danh tiếng của nhà sản xuất và sản phẩm xuất xứ từ nước nào, cần tập trung vào các giá trị chất lượng của vật mang tin, cũng như tuân thủ các yêu cầu tối thiểu đối với điều kiện bảo quản. Như với bất kỳ sản phẩm nào, có một quy tắc: “đồ tốt giá rẻ là không có”. Đối với cùng một lý do đó, bảo quản lâu dài tài liệu điện tử phải chọn đĩa quang học làm vật mang tin, với giá bán lẻ sẽ không ít hơn 22-25 ngàn đồng / 1 đĩa chẳng hạn.

Đĩa quang compact (CD) trong lưu trữ có độ bền khiêm tốn và khá tin cậy cho 10-15 năm. Không thể đòi hỏi lâu hơn thời gian đó. Sau khoảng thời gian này, bạn chắc chắn sẽ phải copy lại hoặc di chuyển tập tin đến một loại phương tiện truyền thông khác (nếu như không thể đọc thông tin từ đĩa CD), hoặc chuyển đổi tài liệu điện tử sang các định dạng khác và cũng sao chép để lưu trữ trên vật mang tin hiện đại có dung lượng nhiều hơn.

Đĩa quang là phương tiện ghi tin bền nhất. Một số nhà sản xuất xác định thời hạn sử dụng của sản phẩm của họ trong gần 20 năm. Có thể thấy trên thực tế, điều đó là hợp lý, nhưng nó cũng thể hiện sự mâu thuẫn. Một mặt, có bằng chứng về việc sử dụng thành công các bản ghi trên một đĩa CD trong 10 – 15 năm, mặt khác, thường xuyên có khiếu nại về lỗi đọc thông tin từ các đĩa, nhất là các tập tin ghi trên đĩa CD-R1. Các nhà phân tích vẫn cảm thấy khó khăn để đưa ra một lời giải thích đầy đủ các nguyên nhân, có thể: thất bại trong việc đọc các tập tin trên CD-R do một số yếu tố khác như sai quy trình công nghệ trong sản xuất đĩa, vi phạm điều kiện bảo quản, không tương thích công nghệ giữa ghi và đọc thông tin.

Đặc biệt chú ý đến sự lựa chọn dạng vật mang tin phải được đưa ra trong các trường hợp sử dụng các tài liệu điện tử như là bằng chứng bằng văn bản hoặc bằng chứng pháp lý. Nếu tài liệu khi tạo lập không sử dụng chữ ký số điện tử (EDS), nên sao chép chúng trên CD-R  đĩa quang học ghi một lần.

Tạo nhiều bản sao của tập tin sẽ không phải là điều kiện để đảm bảo an toàn của tập tin. Để giảm thiểu chi phí duy trì trong những trường hợp này, cần phải tạo điều kiện tối ưu để bảo quản vật mang tin.

Điều kiện cụ thể và chế độ bảo quản được xác định bởi các loại phương tiện truyền thông điện tử. Ví dụ, để lưu trữ lâu dài vật mang tin từ tính đòi hỏi phải có thiết bị đặc biệt có thể bảo vệ chúng khỏi tác động của môi trường từ trường và điện từ trường hoặc đặt chúng cách xa nguồn của điện – từ trường, máy sưởi, thang máy, vv…. Cassette băng từ cần phải tua băng mỗi 1,5 năm/1 lần để loại bỏ tĩnh điện.

Yêu cầu chung cho việc bảo quản bất kỳ vật mang tin điện tử là đặt chúng ở vị trí thẳng đứng, tránh hư hỏng cơ học và biến dạng, làm sạch bẩn và bụi, tránh tiếp xúc với nhiệt độ cao và ánh nắng mặt trời trực tiếp.

Điều quan trọng là phải quan sát nhiệt độ và độ ẩm trong phòng kho bảo quản vật mang tin điện tử. Khuyến nghị chung như sau: thời hạn bảo quản cho vật mang tin điện tử giữ được chất lượng tốt hơn khi có nhiệt độ thấp hơn và độ ẩm tương đối phù hợp.

Ví dụ, việc lưu trữ băng polyester ở độ ẩm tương đối 50% và nhiệt độ + 11oC đảm bảo sự an toàn đặc tính của băng trong 50 năm (theo ISO 18.923). Theo ước tính sơ bộ, cùng kỳ hạn 50 năm đối với đĩa quang CD-R nếu được lưu giữ ở độ ẩm tương đối 50% và nhiệt độ + 10oC (Theo ISO 18.927); Disc Worm – 50% độ ẩm và nhiệt độ + 3oC (Theo ISO 18.925).

Ví dụ, theo “Những nguyên tắc làm việc trong các cơ quan lưu trữ Nga” điều kiện bảo quản lý tưởng tài liệu trên băng và đĩa với nhiệt độ là 15 – 200C, độ ẩm tương đối là 50 – 65%

Thực tế cho thấy, trong những kho lưu trữ không có khí hậu ổn định phải có những biện pháp tốt nhất để làm ẩm / làm khô không khí một cách thích hợp; tránh sự dao động (do mùa hoặc trong một ngày) về nhiệt độ (± 5oC), về độ ẩm không khí (±10%). Trong trường hợp có tình trạng dao động lâu (7-10 ngày), độ ẩm lên tới 80-90% cần phải áp dụng ngay các biện pháp ổn định kho tài liệu (thông gió, làm khô kho).

Trong giai đoạn sửa chữa kỹ thuật, tài liệu được bảo quản tạm thời (dưới 2 tháng) trong điều kiện nhiệt độ là 20oC ± 5 độ C, độ ẩm là 50% ± 20%. Nhiệt độ – độ ẩm được kiểm tra và điều chỉnh phù hợp bằng cách đo nhiệt độ, độ ẩm trong phòng và ở ngoài trong cùng một thời gian, ở những kho khí hậu không ổn định: 2 lần một tuần, ở những kho có hiện tượng bất ổn: 1 lần mỗi ngày. Kết quả đo và kiểm tra được ghi chép trong sổ. Trong sổ cũng ghi chép lại kết quả giám định và các biện pháp đã thực hiện khi chế độ nhiệt độ – độ ẩm bị trục trặc. Danh mục các thiết bị kiểm tra đo đạc đã sử dụng (nhiệt kế, máy hút ẩm,…), quy trình sử dụng và đo đạc nhiệt độ độ ẩm trong phòng ở ngoài không khí được quy định và hướng dẫn bằng văn bản[1].

Nhiệt độ thấp góp phần vào việc bảo tồn thông tin điện tử, tuy nhiên, nhiệt độ thấp là khá khó chịu cho công việc lâu dài của con người. Cũng cần được lưu ý rằng, nếu muốn khai thác, sử dụng tài liệu điện tử từ các băng đĩa trong phòng, kho bảo quản ra sử dụng trong môi trường văn phòng bình thường, tài liệu điện tử sẽ phải trải qua thời gian quen với khí hậu. Nếu không, rất có khả năng lỗi trong việc đọc thông tin và biến dạng cấu trúc của các vật mang tin. Nhưng để đĩa quang quen với khí hậu với nhiệt độ 23oC – 25oC, nó đòi hỏi ít nhất ba giờ (tốt nhất là 1 ngày đêm) trong phòng trung gian. Thời gian thích nghi của các băng phụ thuộc vào chiều rộng của băng, đĩa, Bề mặt của đĩa rộng thì độ thích nghi với nhiệt độ lớn hơn. Nên lưu ý rằng các băng, đĩa cần đạt trạng thái cân bằng nhiệt độ cũng như cân bằng độ ẩm.

Vì vậy, sự lựa chọn chế độ bảo quản vật mang tin điện tử phải tính đến một số yếu tố và mối liên hệ giữa cường độ sử dụng của vật mang tin, chi phí của việc duy trì chế độ lưu trữ với chi phí của việc sao chép thường xuyên của các tài liệu sang vật mang tin thế hệ kế tiếp. Như đã đề cập ở trên, việc tổ chức lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử với khoảng thời gian chấp nhận được là 10 năm đối với các vật mang tin trên đó chúng được ghi lại. Chế độ lưu trữ tại phòng làm việc cho băng ở nhiệt độ 23oC (Theo ISO 18.923), ổ đĩa quang là 25oC (Theo ISO 18.927) với độ ẩm tương đối là 50%. Ví dụ, cơ quan lưu trữ nhà nước Nga thiết lập các điều kiện nhiệt độ và độ ẩm trong kho lưu trữ với nhiệt độ từ 17 đến 19ºC, độ ẩm tương đối 50 – 55%. Đáp ứng những điều kiện này, có thể tuổi thọ của đĩa CD-R lên đến 20 năm.

2. Yêu cầu bảo đảm điều kiện để đọc thông tin trong tương lai

Nếu những vấn đề bảo quản an toàn vật lý của các tập tin đang được giải quyết khá thành công, thì các khía cạnh khác của việc lưu trữ lâu dài các tài liệu điện tử phải chờ đợi kết quả nghiên cứu về phương pháp tạo lập và bước đột phá về công nghệ. Xuất hiện các vấn đề liên quan đến sự thay đổi nhanh chóng và lỗi thời của phần cứng và phần mềm máy tính trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như như vũ bão hiện nay. Xuất hiện vấn đề đối phó với lão hóa phần cứng và phần mềm như thế nào?

Theo thời gian, thiết bị lưu giữ thông tin được đọc từ đĩa lưu trữ ngoài cũng dần trở nên lỗi thời. Ví dụ, trong thời gian qua, đĩa mềm 5-inch đã biến mất sau khi không còn được trang bị máy tính và driver ổ đĩa để đọc chúng. Một số phận tương tự đang diễn ra với các đĩa mềm 3-inch vì nhiều mô hình hiện đại của máy tính cá nhân đã có sẵn mà không có ổ đĩa cho chúng. Tương tự, thiết bị để đọc thông tin từ ổ đĩa quang, cũng có thể thay đổi theo thời gian.

Dự kiến tuổi thọ của công nghệ từ 10 đến 15 năm, tiếp theo nhà sản xuất áp dụng công nghệ tiên tiến và đưa ra thị trường loại sản phẩm mới với nhiều tính năng hơn. Những phát triển công nghệ phải được xem xét khi tổ chức bảo quản lâu dài các tài liệu điện tử. Đó là mong muốn sau mỗi 10-15 năm có thể sao chép tài liệu sang các loại phương tiện truyền thông điện tử mới nhất. Vậy câu hỏi là liệu có giữ được chất lượng của băng từ hoặc đĩa lưu trữ quang sau 50 năm mà không mất đi độ sắc nét? Và Lưu trữ đảm bảo chất lượng vật ghi tin điện tử trong vòng 15 – 20 năm?

Như chúng ta đã biết, sự tạo lập tài liệu điện tử phụ thuộc chủ yếu vào các phần mềm:

– Hệ điều hành,

– Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu (DBMS)

– Bộ vi xử lý và soạn thảo văn bản (Word, Pad),

– Đồ họa (ACDSee), và trình duyệt web (Internet Explorer, Opera, Firefox),

– Thiết kế chuyên ngành (AutoCAD, ArchInfo) và các ứng dụng địa chất (MapInfo),

– Chương trình được thiết kế đặc biệt để làm việc với cơ sở dữ liệu cụ thể.

Đối với phần lớn các văn bản hành chính, tài chính dưới dạng điện tử thì thời hạn sử dụng phụ thuộc vào vòng đời của phần mềm ước tính khoảng 5-7 năm. Ngoài ra, nhiều hệ thống văn phòng điện tử và lưu trữ điện tử hiện đại của cơ quan, tổ chức (ví dụ, các hệ thống quản lý tài liệu nổi tiếng như Dokumentum hoặc DocsOpen) cung cấp các định dạng chuyển đổi cần thiết. Trước mắt, để truy cập và đọc được phần lớn các văn bản, hình ảnh và tài liệu video (nhưng không phải là cơ sở dữ liệu hoặc hệ thống kỹ thuật phức tạp và đa phương tiện) việc sử dụng các chuyển đổi như thế là do cơ quan, tổ chức tự thực hiện.