1. Về mối liên quan giữa công tác văn thư với cải cách hành chính

          Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11  năm 2011 của Chính phủ ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020 đã đề ra 6 nhiệm vụ cụ thể, trong đó có 2 nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến công tác văn thư đó là: cải cách thể chế và cải cách thủ tục hành chính.

          Như chúng ta đều biết, thể chế là toàn bộ các quy định của pháp luật về việc xây dựng các thiết chế và tổ chức thực hiện chúng trong quá trình thực thi. Các quy định của pháp luật đều phải được thể hiện bằng văn bản mà soạn thảo, ban hành văn bản là một nội dung quan trọng của công tác văn thư nên có thể nói rằng công tác văn thư xây dựng nên thể chế.

          Thủ tục hành chính là trình tự, cách thức thực hiện, hồ sơ và yêu cầu, điều kiện do cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền quy định để giải quyết một công việc cụ thể liên quan đến cá nhân, tổ chức. Một trong những yêu cầu quan trọng của thủ tục hành chính là phải tiết kiệm được thời gian và chi phí của cá nhân, tổ chức và cơ quan hành chính nhà nước. Với nội dung: quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (bao gồm các công việc: tiếp nhận, phân phối, chuyển giao, giải quyết, quản lý hồ sơ, văn bản đến và quản lý văn bản đi), có thể nói công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng đối với cải cách thủ tục hành chính bởi lẽ yêu cầu của các cá nhân, tổ chức đối với mỗi cơ quan hành chính nhà nước có được giải quyết kịp thời hay không phụ thuộc rất nhiều vào việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết hồ sơ, văn bản của cơ quan đó. Nếu các bước tiếp nhận, phân phối, chuyển giao và giải quyết hồ sơ, văn bản đến và ban hành văn bản đi được thực hiện đơn giản, nhanh chóng thì yêu cầu của mọi cá nhân, tổ chức được giải quyết kịp thời, do đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và ngược lại.

          2. Thuận lợi và thử thách của ngành văn thư trong giai đoạn đẩy mạnh cải cách hành chính nhà nước hiện nay

          a) Thuận lợi

          Cải cách hành chính là một nội dung quan trọng trong quá trình xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội của đất nước. Trong giai đoạn Việt Nam đã hội nhập sâu, rộng với quốc tế hiện nay, Đảng, Nhà nước ta đã và đang chỉ đạo và thực hiện cải cách hành chính một cách quyết liệt. Vì vậy, có thể nói, cả hệ thống chính trị ở nước ta đang ra sức thực hiện cải cách hành chính. Do có liên quan mật thiết với công tác cải cách hành chính nên khi mà công tác cải cách hành chính được Đảng, Nhà nước quan tâm chỉ đạo sâu sắc và sự vào cuộc của cả hệ thống chính trị như vậy thì chắc chắn công tác văn thư sẽ nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành. Bởi vậy, ngành văn thư sẽ có nhiều thuận lợi trong triển khai thực hiện nhiệm vụ của mình. Cụ thể là:

          Thứ nhất, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức để nâng cao trình độ về nghiệp vụ văn thư ngày càng được quan tâm hơn

          Cải cách hành chính đặt ra yêu cầu đối với mỗi cán bộ, công chức không chỉ nắm vững chuyên môn về lĩnh vực mình được phân công thực hiện mà còn phải thành thạo về soạn thảo văn bản, lập và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết  công việc của mình. Để đáp ứng yêu cầu đó, các cơ quan, tổ chức phải tăng cường đào tạo, bồi dưỡng về kỹ năng soạn thảo văn bản, phương pháp lập và quản lý hồ sơ, tài liệu cho cán bộ, công chức. Đó là điều thuận lợi để ngành văn thư nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về văn thư cho đội ngũ cán bộ, công chức.

          Thứ hai, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư ngày càng được đẩy mạnh

          Để cắt giảm, nâng cao và công khai, minh bạch tất cả các thủ tục hành chính trong mọi lĩnh vực quản lý nhà nước thì việc phát triển và ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nhất là các cơ quan nhà nước là tất yếu. Nghị quyết 30a/NQ-CP ngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử đã đề ra mục tiêu: "Đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn... Công khai, minh bạch hoạt động của các cơ quan nhà nước trên môi trường mạng". Có thể nói, các nội dung triển khai Chính phủ điện tử đều liên quan đến các nghiệp vụ của công tác văn thư như: văn bản điện tử; quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong mội trường mạng... Bởi vậy, trong thời gian tới việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư ngày càng được đẩy mạnh, đó là điều kiện thuận lợi để ngành văn thư được hiện đại hóa.

          Thứ ba, việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư ngày càng được tăng cường

          Cùng với việc đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, để hiện đại hóa nền hành chính còn đòi hỏi hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị của các cơ quan, tổ chức phải được đầu tư tiện nghi, đồng bộ, trong đó các các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư. Bởi vậy, trong thời gian tới, công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức sẽ được tăng cường đầu tư cơ sở vật chất để ngày càng thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.

          b) Thử thách

          Bên cạnh những thuận lợi cơ bản trên, cải cách hành chính nhà nước đang đặt ra cho ngành văn thư những thử thách đó là:

          Thứ nhất, phải khẳng định được vai trò, vị trí của công tác văn thư

          Mặc dù công tác văn thư có vị trí đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như đối với công tác cải cách hành chính nhưng trong thực tế nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân chưa nhận thức đúng vai trò, vị trí của công tác văn thư nên chưa quan tâm thực hiện tốt. Do đó, để công tác văn thư được các cấp, các ngành, mọi cán bộ, công chức, viên chức quan tâm thực hiện tốt, góp phần đắc lực cho công tác cải cách hành chính thì ngành phải có giải pháp để khẳng định được vai trò, vị trí của công tác văn thư.

          Thứ hai, phải hoàn thiện hệ thống pháp luật về văn thư

          Hiện nay, ở nước ta có khá nhiều văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền về lĩnh vực văn thư nhưng theo chúng tôi, để công tác văn thư được thực hiện tốt góp phần thực hiện tốt công tác cải cách hành chính, trong thời gian tới, hệ thống pháp luật về văn thư ở nước ta cần tiếp tục được hoàn thiện. Những vấn đề cần quan tâm trong việc hoàn thiện pháp luật về văn thư ở nước ta hiện nay là:

          - Xây dựng và ban hành Luật về văn thư

          Mặc dù trong những năm qua ở nước ta đã có một số luật điều chỉnh một số nội dung thuộc công tác văn thư nhưng mới chỉ dừng lại ở việc quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật. Việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính và các nội dung khác của công tác văn thư như: quản lý văn bản đi, văn bản đến; lập hồ sơ công việc; quản lý, sử dụng con dấu mới chỉ được quy định bởi văn bản có hiệu lực pháp lý cao nhất là Nghị định. Do đó, trong những năm qua, nhiều nội dung của công tác văn thư chưa được thực hiện tốt trong các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, cần thiết phải có Luật về văn thư để công tác văn thư được các cơ quan, tổ chức quan tâm thực hiện tốt hơn.

          - Có văn bản quy phạm pháp luật quy định/hướng dẫn việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng

          Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng là giải pháp quan trọng để thực hiện Chính phủ điện tử nhưng hiện nay chưa có văn bản quy phạm pháp luật điều chỉnh mà chỉ có văn bản hành chính của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn (Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trên môi trường mạng (thay thế văn bản số 139/VTLTNN-TTTH). Do đó, việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng trong các cơ quan, tổ chức hiện nay chưa đồng bộ và còn nhiều hạn chế. Vì vậy, trong thời gian tới cần phải có văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan có thẩm quyền để quy định/hướng dẫn cụ thể về nội dung này để các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện thuận lợi và đồng bộ.

          - Có văn bản quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực văn thư

          Qua các lần kiểm tra thực tế tại các cơ quan, tổ chức, chúng tôi phát hiện cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức vi phạm các quy định của pháp luật về văn thư như: văn bản ban hành không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi ngày tháng lên văn bản đi không đúng với ngày phát hành; cán bộ, công chức không lập hồ sơ đối với những văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình thực hiện chức trách, nhiệm vụ được giao... Những sai phạm đó ảnh hưởng trực tiếp đến công tác cải cách hành chính nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống pháp luật ở nước ta hiện nay chưa có quy định việc xử phạt các hành vi vi phạm đó nên rất khó để chấn chỉnh kịp thời. Do vậy, trong thời gian tới, ngành cần tham mưu cơ quan có thẩm quyền xây dựng và ban hành văn bản quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực văn thư.

          Thứ ba, phải bảo đảm an toàn thông tin từ văn bản, tài liệu

                    Thứ tư, phải có giải pháp để nâng cao trình độ về các kĩ thuật, nghiệp vụ của công tác văn thư đối với đội ngũ cán bộ, công chức

          Trong thực tế hiện nay vẫn còn không ít cán bộ, công chức không thạo về soạn thảo văn bản, chưa biết lập và quản lý hồ sơ, tài liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình. Những cán bộ, công chức như vậy gây ra nhiều cản trở đối với công tác cải cách hành chính ở nước ta. Do đó, ngành văn thư cần phải tìm ra và thực hiện các giải pháp để khắc phục những hạn chế đó trong đội ngũ cán bộ, công chức hiện nay.

          Những nhận định và phân tích trên chỉ mang tính chủ quan của tác giả bài viết này, kính mong nhận được sự tham gia, góp ý của các đồng nghiệp.