Tại Nghị quyết 30c/NQ-CP, Chính phủ đã đề ra 6 nhiệm vụ của chương trình cải cách hành chính Nhà nước từ năm 2011 đến năm 2020 là: cải cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách tài chính công; hiện đại hóa hành chính.

Với nội dung gồm: soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức..., công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với cải cách hành chính nhà nước, bởi vì:

Thứ nhất, công tác văn thư tạo ra văn bản – phương tiện thể hiện thể chế hành chính nhà nước.

Thể chế hành chính nhà nước là hệ thống pháp luật để các cơ quan trong bộ máy Nhà nước thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với toàn xã hội và để các tổ chức, cá nhân sống và làm việc theo pháp luật. Thể chế hành chính nhà nước có vai trò quan trọng đối với hoạt động quản lý nhà nước, là cơ sở pháp lý cho hoạt động quản lý hành chính nhà nước, là cơ sở cho việc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý nhà nước, cũng là cơ sở xác lập nhân sự trong các cơ quan hành chính Nhà nước. Do vậy, cải cách thể chế hành chính có vai trò rất quan trọng đối với cải cách hành chính nhà nước, có thể nói rằng, cải cách thể chế là gốc của cải cách nền hành chính nhà nước. Thể chế hành chính nhà nước đều phải được thể hiện bằng văn bản. Trong khi đó, công tác văn thư thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản. Điều đó có nghĩa là công tác văn thư chính là công tác tạo nên thể chế hành chính nhà nước và nó có vai trò quan trọng đối với cải cách thể chế hành chính nhà nước. Nếu các cơ quan Nhà nước thực hiện việc soạn thảo văn bản tốt, văn bản ban hành kịp thời, có tính khả thi cao để điều chỉnh các quan hệ xã hội nghĩa là xây dựng nên hệ thống pháp luật phù hợp với quy luật khách quan, thúc đẩy phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, phù hợp với thông lệ quốc tế... sẽ đáp ứng yêu cầu của cải cách thể chế hành chính nhà nước trong giai đoạn hiện nay.

Thứ hai, công tác văn thư thực hiện việc trình, chuyển giao văn bản đến; đôn đốc giải quyết văn bản đến kịp thời, góp phần giải quyết nhanh chóng mọi yêu cầu của tổ chức, cá nhân đối với các cơ quan Nhà nước.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định: "Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết" và "Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến", "Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức". Như vậy, nếu tất cả các cơ quan hành chính Nhà nước đều thực hiện đúng việc trình, chuyển giao và giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật về công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết kịp thời các nhu cầu (bằng văn bản) chính đáng của các tổ chức và người dân, qua đó góp phần quan trọng vào cải cách nền hành chính nhà nước.

Thứ ba, công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng để đội ngũ công chức trong các cơ quan hành chính Nhà nước có căn cứ giải quyết công việc đúng quy định của pháp luật.

Nếu mọi công chức thực hiện tốt quy định của pháp luật về công tác văn thư, nghĩa là thực hiện tốt việc lập hồ sơ, nhất là hồ sơ nguyên tắc, sẽ giúp cho họ tổ chức khoa học toàn bộ các văn bản, tài liệu liên quan đến chức trách, nhiệm vụ của mình, từ đó tra cứu nhanh chóng và áp dụng đúng các quy định của pháp luật trong tham mưu giải quyết công việc, tránh được việc giải quyết sai quy định của pháp luật, tránh được những thắc mắc, phàn nàn của các tổ chức, cá nhân. Thông qua đó, góp phần vào cải cách nền hành chính nhà nước.

Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là một nội dung quan trọng của hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư là việc sử dụng công nghệ thông tin để gửi, nhận, chuyển giao, quản lý văn bản đi, văn bản đến của các cơ quan, tổ chức. Do đó, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư không chỉ góp phần nâng cao hiệu suất giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức mà còn góp phần quan trọng đối với việc hiện đại hóa nền hành chính nhà nước.

Thứ năm, nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản (thuộc nội dung của công tác văn thư) là một nội dung cần thiết trong công tác xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức.

Đội ngũ cán bộ, công chức chính là những người tham mưu giúp các cơ quan có thẩm quyền thực hiện văn bản hóa các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước thông qua công tác soạn thảo văn bản. Vì vậy, cùng với phẩm chất đạo đức tốt, lập trường chính trị vững vàng,  chuyên môn nghiệp vụ cao, trách nhiệm với nhân dân, đòi hỏi mỗi cán bộ, công chức còn phải có kỹ năng soạn thảo văn bản thì mới thực sự là những cán bộ, công chức "chất lượng cao", đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính nhà nước. Do đó, trong công tác nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức hiện nay, các cơ quan, tổ chức cần quan tâm đến việc nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của họ.

Mặc dù công tác văn thư có vai trò quan trọng như vậy đối với công tác cải cách hành chính nhà nước, song trong thực tế hiện nay vẫn có những cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức nhận thức chưa đúng, chưa đầy đủ về nội dung và vai trò của công tác văn thư nên còn xem nhẹ và coi công tác văn thư gồm các công việc giản đơn, không cần phải đào tạo, bồi dưỡng cũng có thể làm được. Trong thời gian tới, khi mà văn bản điện tử hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, càng đặt ra nhiều thách thức đối với công tác văn thư, đòi hỏi các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức phải tạo lập, trao đổi, quản lý và sử dụng an toàn văn bản, tài liệu điện tử. Do vậy, theo chúng tôi, ngay từ bây giờ, các cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức cần phải có nhận thức đầy đủ, đúng đắn về nội dung của công tác văn thư; nghiên cứu và thực hiện đầy đủ các quy định của pháp luật về công tác văn thư thuộc trách nhiệm của mình. Nếu thực hiện được như vậy, sẽ là những đóng góp quan trọng đối với cải cách nền hành chính nhà nước của nước ta./.

Nguồn: snv.hagiang.gov.vn