Thiết bị lưu trữ tài liệu số trong bảo quản dài hạn tài liệu điện tử của Lưu trữ Quốc gia Anh

1. Giới thiệu

Tài liệu này là một trong những hướng dẫn của Lưu trữ Quốc gia Anh,  đưa ra chỉ dẫn chung liên quan đến công tác bảo quản và quản lý tài liệu điện tử. Chỉ dẫn này là tài liệu tham khảo cho những người liên quan đến việc tạo ra tài liệu điện tử cần được bảo quản trong dài hạn và những người làm công tác bảo quản.

Những chỉ dẫn này cung cấp thông tin cần thiết cho những người  tạo ra và quản lý tài liệu điện tử trong việc lựa chọn thiết bị lưu trữ vật lý trong bảo quản dài hạn.

Phạm vi chỉ dẫn này chỉ giới hạn liên quan đến thiết bị lưu trữ có thể tháo rời (removable storage media). Dựa trên lưu trữ của ổ cứng máy chủ để đưa ra đề xuất cho chế độ lưu trữ an toàn đối với các tài liệu điện tử, cũng như cơ chế quản lý và sao lưu hiệu quả dữ liệu này. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, chỉ dẫn này có thể phù hợp hoặc không phù hợp. Thiết bị lưu trữ có thể tháo rời thường giữ một số vai trò nào đó trong vòng đời của  bất kỳ một tài liệu điện tử nào. Chỉ dẫn này đưa ra một loạt tiêu chí nhằm giúp người  tạo lập dữ liệu và các nhà lưu trữ và có được thông tin cần thiết về thiết bị lưu trữ di động trong bảo quản tài liệu số.

2. Những vấn đề lựa chọn                             

Bất kỳ thiết bị lưu trữ vật lý nào, theo định nghĩa, phụ thuộc hoàn toàn vào sự kết hợp chặt chẽ giữa phần cứng và phần mềm để có thể truy cập. Khả năng tiếp cận các thông tin được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ chịu tác động rất lớn của môi trường công nghệ phát triển nhanh chóng hiện nay. Đây không chỉ là vấn đề quan tâm của các nhà lưu trữ kỹ thuật số, mà còn là  vấn đề của tất cả những người chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo khả năng truy cập vào tài liệu điện tử kể cả trong thời gian ngắn. 

Không có thiết bị lưu trữ máy tính nào có thể được coi là lưu trữ vĩnh viễn, bất luận là về tuổi thọ vật lý, do: sự lạc hậu về công nghệ là tất yếu và tất cả các thiết bị đều có giới hạn sử dụng. Ngoài ra, việc định kỳ sao lưu làm mới tài liệu điện tử sang một dạng mới là điều không tránh khỏi. Do vậy cần lựa chọn cẩn thận thiết bị lưu trữ trong thời gian tối đa có thể giữa chu kỳ chuyển đổi và đơn giản hóa quá trình chuyển đổi này, và cũng cần phải đảm bảo là dữ liệu được bảo quản an toàn hết mức có thể.

Người tạo lập dữ liệu cần xem xét các tiêu chí sau đây khi chọn thiết bị lưu trữ di động:

+ Tuổi thọ

+ Dung lượng

+ Độ bền

+ Công nghệ

+ Chi phí

+ Độ nhạy cảm với từ tính

2.1. Tuổi thọ

Các thiết bị lưu trữ được chọn phải có tuổi thọ đã được kiểm chứng ít nhất 10 năm.Tuy nhiên, các thiết bị có tuổi thọ lớn hơn mức này không hẳn là một lợi thế do: nếu thời gian sử dụng quá dài, sự lỗi thời của công nghệ sử dụng để đọc được dữ liệu thường là một yếu tố quan trọng hơn so với sự  hư  hỏng về mặt vật lý của các thiết bị lưu trữ điện tử.

2.2. Dung lượng

Các thiết bị lưu trữ được chọn phải cung cấp một dung lượng lưu trữ thích hợp cho số lượng dữ liệu được lưu trữ và kích thước vật lý của các thiết bị lưu trữ có sẵn. Giảm thiểu số lượng các thiết bị lưu trữ thực tế được quản lý sẽ trở nên hiệu quả hơn và chi phí hợp lý hơn.

2.3. Độ bền

Các thiết bị lưu trữ và các ổ đĩa được chọn phải có hỗ trợ phương pháp phát hiện lỗi cho cả  hai chức năng đọc và ghi dữ liệu. Dự phòng trong việc kiểm tra tính toàn vẹn của thiết bị lưu trữ sau khi ghi dữ liệu cũng rất cần thiết. Kỹ thuật phục hồi dữ liệu đã được kiểm chứng cũng cần phải có sẵn trong trường hợp mất dữ liệu. Thiết bị lưu trữ  nên được ghi, hoặc có một cơ chế bảo vệ ghi dữ liệu đáng tin cậy để ngăn chặn trường hợp vô tình  xóa và duy trì được tính toàn vẹn của dữ liệu .

2.4. Công nghệ

Các thiết bị lưu trữ và phần cứng và phần mềm hỗ trợ nên được dựa trên công nghệ hoàn thiện, hơn là công nghệ mới phát triển. Công nghệ này nên là công nghệ đã có tiếng trên thị trường và phổ biến rộng rãi. Công nghệ lưu trữ được dựa trên tiêu chuẩn mở cho cả  thiết bị lưu trữ và các ổ đĩa thường sẽ tốt hơn là công nghệ chỉ dựa vào một nhà sản xuất duy nhất.

2.5. Chi phí

Hai yếu tố sau phải được xem xét khi đánh giá các chi phí có liên quan đến  thiết bị lưu trữ - đó là chi phí cho thiết bị lưu trữ và tổng chi phí để lưu trữ. So sánh giá trị của thiết bị lưu trữ luôn phải dựa trên mức giá cơ sở trên mỗi Gigabyte (GB). Tổng chi phí lưu trữ sẽ bao gồm giá mua và bảo trì phần cứng và phần mềm phục vụ cho việc lưu trữ, và các trang thiết bị cần thiết cho việc lưu trữ. Chi phí hỗ trợ và thời gian khấu hao của các ổ đĩa cũng phải được tính đến trong giá thành. 

2.6. Độ nhạy cảm với từ tính

Các thiết bị lưu trữ nên có độ nhạy cảm từ tính thấp để tránh những mối nguy hại về mặt vậy lý và thích hợp với nhiều điều kiện môi trường mà không sợ bị mất dữ liệu. Thiết bị lưu trữ từ tính nên có kháng từ cao (tốt nhất là vượt quá 1.000 ơxtet (Oersteds )), nhằm giảm thiểu nguy cơ bị mất dữ liệu khi tiếp xúc với môi trường từ tính. Bất kỳ biện pháp cần thiết để chống lại độ nhạy cảm từ tính(như các yêu cầu trong đóng gói hay hoặc lưu trữ) cần được chấp thuận và thực hiện.

3. Thang điểm lựa chọn thiết bị lưu trữ

Các thang diểm dưới đây được xem là phương pháp đơn giản để đánh giá thiết bị lưu trữ hiện nay so với các tiêu chí lựa chọn chuẩn (Tiêu chí này dựa trên thang điểm mẫu do Bennett đưa ra năm 1997). Mỗi thiết bị cần có điểm để so sánh trên thang điểm từ 1 (không đáp ứng các tiêu chí) đến 3 (đáp ứng đầy đủ các tiêu chí). Theo quy tắc chung, thiết bị có thang điểm dưới 12 không xét.

Thang điểm, so sánh một số loại thiết bị lưu trữ phổ biến, được thể hiện dưới đây:

Quá trình đánh giá cần tính tới các chủng loại khác nhau của một loại thiết bị. Ví dụ, đĩa CD-R do một số màu nhuộm và lớp kim loại khác nhau tạo thành. Trong đó, loại CD-R có lớp tráng ánh vàng và mầu phthalocyanine, theo các nghiên cứu gần đây cho thấy là loại ổn định nhất và có tuổi thọ dài nhất.

Trong trường hợp mà nhiều bản sao của dữ liệu được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ khác nhau, điều này sẽ thuận lợi cho việc sử dụng các thiết bị lưu trữ khác nhau cho mỗi bản sao, tốt nhất là sử dụng công nghệ khác nhau (ví dụ, từ tính và quang học). Động thái này sẽ làm giảm sự phụ thuộc vào công nghệ của dữ liệu được lưu trữ. Do cùng một loại thiết bị được sử dụng cho nhiều bản sao, sự khác nhau của nhãn hiệu hoặc lô thiết bị nên được sử dụng trong từng trường hợp để giảm thiểu nguy cơ mất dữ liệu do lỗi của nhà sản xuất hoặc lô thiết bị.

4. Kết luận

Có rất nhiều vấn đề cần được xem xét khi lựa chọn các thiết bị lưu trữ vật lý ngoài các yêu cầu trước mắt và cụ thể của tình hình thực tế. Chỉ dẫn này giúp người  tạo lập dữ liệu đưa ra quyết định dựa trên những tiêu chí sự lựa chọn có sẵn.
 
Việc áp dụng các thiết bị truyền thông lưu trữ thích hợp cho hồ sơ điện tử mang lại lợi ích cho người tạo lập dữ liệu, quản lý dữ liệu và lưu trữ hồ sơ kỹ thuật số. Quyết định lựa chọn  của các tiêu chí được mô tả trong hướng dẫn này sẽ giúp nâng cao tính bền vững của các hồ sơ  điện tử tạo ra.

Ninh Quốc Văn - Trung tâm Tin học ( Lược dịch)