Sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số

Bảo quản hiện nay vẫn còn là một khái niệm mơ hồ khi áp dụng vào việc xây dựng các dự án và các kho tài liệu thư viện kỹ thuật số. Tài liệu kỹ thuật đã đưa ra một định dạng mới cho việc nhận thức về công tác bảo quản trong môi trường kĩ thuật số bằng cách tạo ra cầu nối giữa năm nguyên lý cơ bản của công tác bảo quản truyền thống là: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, tính toàn vẹn và việc truy cập. Bài viết trình bày về sự mở rộng những mục đích của công tác bảo quản nói trên. Bài viết cũng mô tả quá trình chuyển đổi của nguyên lý bảo quản và nêu lên quan điểm khẳng định sự cần thiết của công tác bảo quản trong thế giới kỹ thuật số.

Giới thiệu
Bảo quản không chỉ dành cho các tài liệu bằng giấy. Chúng ta đều biết rằng công nghệ ảnh số, tự thân nó, không dễ đáp ứng được những vấn đề đặt ra của công tác bảo quản. Thật vậy, xác định một cách đơn giản ý nghĩa của công tác bảo quản trong môi trường ảnh kỹ thuật số đã là một thách thức; đáp ứng được nội dung mà một định nghĩa như vậy có thể nêu ra còn khó khăn hơn nhiều. Thế giới kỹ thuật số đặt ra những thách thức lớn lao đối với việc bảo quản một cách hiệu quả nhưng cũng không vì thế mà xoá đi nhu cầu đó.
Khi một thư viện, một trung tâm lưu trữ, một hội sử học, một bảo tàng hoặc bất cứ một cơ quan văn hoá nào được giao một nhiệm vụ bảo quản, mà ngừng tiến hành việc thử nghiệm với công nghệ kỹ thuật số và quyết định dùng nó để cải tiến các dịch vụ hoặc thay đổi các hoạt động của mình thì cơ quan đó đã dấn thân vào đường mòn truyền thống của công tác bảo quản. Các công nghệ ảnh số đòi hỏi một sự đầu tư nguồn lực lớn trong bối cảnh ngân sách không thay đổi. Nguy cơ tổn thất sẽ cao hơn nhiều so với tất cả các chức năng khác của công tác bảo quản. Vòng xoay muôn thuở của sự phát triển sản phẩm kích thích nhận thức của chúng ta về sự cải tiến khiến cho nguy cơ ngày càng lớn hơn. Biết được rủi ro nằm ở đâu và tạo ra sự chung sức của cả cơ quan để giảm nhẹ nó chính là công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số.
Thay đổi mục đích của công tác bảo quản
Thuật ngữ “bảo quản” là một cái ô che mà dưới đó là phần lớn các thủ thư, cán bộ lưu trữ tập hợp xung quanh tất cả những chính sách và giải pháp hành động, bao gồm cả các biện pháp bảo tồn. Từ lâu, trách nhiệm của cán bộ thư viện và lưu trữ – và cả các thư ký, lục sự đã từng làm trước họ – là tập hợp và sắp xếp tài liệu ghi lại hoạt động của loài người vào những nơi có thể bảo vệ và sử dụng chúng. Lý luận về bảo quản với tư cách là một hành động phối hợp và có ý thức nhằm tăng khả năng gìn giữ những bằng chứng về cuộc sống, trí tuệ và thành tựu của loài người là một hiện tượng còn khá mới mẻ. Công tác bảo quản truyền thống được coi như là “trông giữ có trách nhiệm” chỉ thành công khi giá trị của những bằng chứng đó lớn hơn các chi phí lưu giữ chúng, khi mà bằng chứng đó ở dạng vật lý và khi mà vai trò của người tạo ra bằng chứng, những người trông giữ bằng chứng và những người sử dụng bằng chứng cùng có quan hệ mật thiết với nhau.
Tinh thần cốt lõi của việc quản lý công tác bảo quản là phân bổ nguồn lực. Con người, kinh phí và tài liệu phải được thu nhận, được tổ chức và chuyển thành hoạt động nghiệp vụ nhằm chống lại sự xuống cấp hoặc nhằm tái tạo khả năng sử dụng của các nhóm tài liệu được lựa chọn. Công tác bảo quản phần lớn liên quan đến chứng tích được bao hàm trong gần như vô số các dạng và định dạng tài liệu khác nhau. Những người đảm nhận trách nhiệm đó đã từng phải xác định rằng một phần nhỏ nào đó trong biển thông tin rộng bao la được tổ chức thành những bộ sưu tập tài liệu, sách và “những thứ khác” phải giữ được giá trị nghiên cứu vượt qua thời gian và những ý đồ của những người sáng tạo hoặc xuất bản nó. Sự khác biệt giữa giá trị của nội dung (thường là chữ viết và hình minh hoạ) với giá trị của chứng tích có trong đối tượng là trung tâm của quá trình ra quyết định mà bản thân quá trình này lại là yếu tố then chốt trong việc quản lý hiệu quả tài liệu của thư viện truyền thống cũng như thư viện kỹ thuật số.
Chúng ta có thể phân biệt giữa ba ứng dụng công nghệ số khác nhau nhưng không loại trừ lẫn nhau, được xác định một phần bởi những mục đích khả thi mà sản phẩm là để phục vụ cho người sử dụng cuối cùng.
+ Bảo vệ bản gốc. Ứng dụng phổ biến nhất của công nghệ kỹ thuật số trong các thư viện hoặc trung tâm lưu trữ là tạo ra các bản sao kỹ thuật số có đủ chất lượng để tham khảo thay cho việc lục tìm tuỳ tiện trong các nguồn tài liệu gốc. Các mục đích bảo quản được đáp ứng vì các tư liệu gốc được bảo vệ bằng cách hạn chế truy cập. Các tệp tin tham khảo là ảnh của các bộ sưu tập ảnh, các tập bài cắt báo để dùng hoặc các tệp hồ sơ mỏng cho phép định danh từng tài liệu đơn lẻ cần được nghiên cứu chi tiết hơn là các ví dụ của ứng dụng này. Thứ tự sắp xếp của một bộ sưu tập, một cuốn sách sẽ “đóng băng” giống như các hình ảnh của một cuốn vi phim được sắp xếp thành dẫy. Ứng dụng của công nghệ này trong bảo quản đã trở thành một động lực buộc các trung tâm lưu trữ và thư viện tiến hành nhiều thử nghiệm trên các khả năng của các phần cứng và phần mềm.
+ Thể hiện bản gốc. Hệ thống công nghệ số có thể được xây dựng để hiển thị nội dung thông tin của những tài liệu gốc ở mức chi tiết mà hệ thống đó có thể sử dụng để khai thác phần lớn, nếu không nói là tất cả, tiềm năng nghiên cứu và học tập của các tài liệu gốc. Các hệ thống có độ phân giải cao cố gắng thể hiện đầy đủ và hoàn chỉnh nội dung, cố gắng đạt được “sự thu nhận đầy đủ thông tin” dựa trên những tiêu chuẩn mới đưa ra và tốt nhất là các hệ thống phù hợp với định nghĩa này. Các hệ thống ở mức chất lượng tầm trung này mở ra những hướng đi mới cho việc nghiên cứu và sử dụng đồng thời có khả năng tạo ra tác động có tính chuyển đổi trong sứ mệnh phục vụ của những người làm ra những sản phẩm đó.
+ Vượt qua bản gốc. Trong một số ít các ứng dụng, công nghệ ảnh số hứa hẹn tạo ra sản phẩm có thể sử dụng cho những mục đích mà việc sử dụng tài liệu gốc không thể đạt được. Mảng ứng dụng này bao gồm cả công nghệ ảnh sử dụng chiếu sáng đặc biệt để vẽ ra những chi tiết bị mờ đi do thời gian, do sử dụng hoặc do tác hại của môi trường; công nghệ ảnh sử dụng các trung gian ảnh chuyên dụng; hoặc công nghệ ảnh có độ phân giải cao đến mức có thể tiến hành nghiên cứu những đặc điểm khảo cổ.
Mỗi một ứng dụng này đặt ra những đòi hỏi khác nhau và ngày càng khắt khe hơn đối với công nghệ số. Trong mỗi trường hợp, việc sử dụng phim hoặc bản sao trên giấy để thuận lợi cho quá trình quét ảnh có thể hoặc không cần thiết hoặc không khuyến khích. Tóm lại, việc sắp xếp các tài liệu gốc (bao gồm cả việc tiến hành các biện pháp bảo quản trước hoặc sau khi chuyển dạng) là một vấn đề hoàn toàn khác. Suy cho cùng, mục đích của sản phẩm số bị chi phối bởi các mục tiêu tiếp cận tài liệu, trong khi đó việc bảo quản các tài liệu gốc cần được quyết định dựa trên nhu cầu bảo quản những nguồn tài liệu này.
Lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi công tác bảo quản
Bảo quản trong thế giới kỹ thuật là một trong những vấn đề trung tâm trong công tác lãnh đạo hiện nay. Một số cán bộ thư viện và lưu trữ dường như nghĩ rằng lãnh đạo trong các vấn đề công nghệ là vấn đề thiết lập sự kiểm soát thông qua việc áp dụng các tiêu chuẩn và hướng dẫn mang tính quy trình. Một số khác cho rằng sự thay đổi công nghệ nhanh chóng và tính phức tạp của công nghệ khiến cho cán bộ thư viện và lưu trữ không thể có ảnh hưởng gì đối với các bước tiến về công nghệ. Cả hai quan điểm này đều phiến diện. Những người hy vọng có thể kiểm soát được việc ứng dụng công nghệ ảnh số trong các thư viện và trung tâm lưu trữ cho rằng chỉ cần có sự thuyết phục về tinh thần mà không cần đến một thị phần lớn. Những người thích “ngồi chờ và theo dõi” xem công nghệ ảnh số đem lại gì trước khi đưa ra những cam kết về mặt hành chính nhằm đảm bảo thực hiện tốt công tác bảo quản lâu dài, luôn lẩn tránh trách nhiệm làm rõ những khái niệm đang còn tranh cãi.
Công tác bảo quản trong thế giới kĩ thuật số phải trở thành mục tiêu chung mà những người lãnh đạo và những người thừa hành cùng nhau đưa ra. Đó là trách nhiệm chung của nhiều người thuộc nhiều cơ quan khác nhau thực hiện những vai trò khác nhau. Nhận thức về tác động của sự khác biệt về vai trò đối với bảo quản tài liệu kỹ thuật số này là hết sức quan trọng đối với việc xác định những khía cạnh nào trong công nghệ kĩ thuật số mà chúng ta có thể kiểm soát, những xu hướng nào chúng ta có thể tác động được, và những mặt nào chúng ta phải từ bỏ những mong đợi vô vọng đối với việc kiểm soát hay tác động.
Trong hai thập kỉ qua, nội bộ những người trong nghề đã tạo ra được sự nhất trí về những nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo quản để điều chỉnh việc quản lý các nguồn lực sẵn có trong một chương trình bảo quản hoàn chỉnh. Những nguyên tắc cơ bản về bảo quản trong thế giới kĩ thuật số cũng giống như những nguyên tắc trong thế giới kỹ thuật tương tự (analog), và quan trọng nhất là những nguyên tắc này xác định ưu tiên cho việc kéo dài tuổi thọ sử dụng của các nguồn lực thông tin. Những nguyên tắc cơ bản này bao gồm: tuổi thọ, lựa chọn, chất lượng, tính toàn vẹn và việc truy cập.

Sự chuyển đổi của nguyên tắc tuổi thọ
Mối quan tâm cốt lõi của công tác bảo quản truyền thống là phương tiện lưu giữ thông tin. Ưu tiên cao nhất là kéo dài tuổi thọ của các văn bản, phim, băng từ bằng cách giữ ổn định cấu trúc của chúng và hạn chế các tác nhân bên trong cũng như bên ngoài gây xuống cấp tài liệu. Đối với việc hạn chế các tác nhân bên ngoài, người ta đưa ra các quy cách kĩ thuật đối với việc kiểm soát môi trường phù hợp, các hướng dẫn trong việc chăm sóc và xử lý sách, những quy trình khắc phục thảm hoạ. Những nỗ lực nhằm kiểm soát hoặc giảm nhẹ những tác nhân bên trong gây hư hỏng thể hiện ở các tiêu chuẩn đối với giấy kiềm, ở các vi phim lưu giữ có chất lượng, ở việc tiến hành khử axit hàng loạt, và ở những vật liệu từ tính tốt hơn. Nhưng ngày nay, với việc các cán bộ thư viện và lưu trữ đã xác định được những vấn đề liên quan đến tuổi thọ của phương tiện lưu giữ, bản thân khái niệm thuần tuý về tuổi thọ cũng đang trở nên mờ nhạt với tư cách là một cơ sở lý luận của công tác bảo quản.
Bảo quản tài liệu kỹ thuật số ít quan tâm tới tuổi thọ của đĩa quang hay các loại phương tiện lưu trữ mới hơn và dễ hỏng hơn. Khả năng tồn tại của các tệp tin ảnh kỹ thuật số phụ thuộc nhiều hơn vào tuổi thọ của hệ thống truy cập – một dây chuyền chỉ mạnh khi mắt xích yếu nhất của nó đủ mạnh. Những phương tiện lưu trữ quang học ngày nay chắc chắn sẽ có tuổi thọ dài hơn rất nhiều so với khả năng của các hệ thống trong việc truy xuất và thể hiện dữ liệu được lưu giữ trên các phương tiện đó. Do chúng ta không bao giờ có thể biết chắc chắn khi nào thì nhà cung cấp không thể bảo trì hoặc hỗ trợ đối với một hệ thống, các thư viện cần phải sẵn sàng để chuyển đổi những dữ liệu ảnh có giá trị, những dữ liệu chỉ mục và phần mềm sang những thế hệ công nghệ tiếp theo.
Các cán bộ thư viện có thể kiểm soát được tuổi thọ của các dữ liệu ảnh kĩ thật số thông qua việc lựa chọn, xử lý kỹ càng và lưu trữ dựa trên những phương tiện lưu trữ bền và đã qua kiểm nghiệm. Họ có thể tác động đến tuổi thọ của thông tin bằng cách đảm bảo một nguồn kinh phí tại chỗ luôn được cấp đều đặn ở mức độ phù hợp. Nhưng suy cho cùng, chúng ta không thể nào kiểm soát được sự phát triển của thị trường công nghệ ảnh, đặc biệt là hoạt động nghiên cứu và phát triển của các công ty có tác động to lớn đến tuổi thọ của các tệp tin ảnh kỹ thuật số mà chúng ta đã tạo ra ngày hôm nay.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc lựa chọn
Công tác bảo quản gia tăng thêm giá trị thông qua việc lựa chọn. Lựa chọn liên quan đến việc xác định giá trị, nhận ra nó ở đâu đó, và sau đó đáp ứng các nhu cầu bảo quản nó theo cách thích hợp nhất đối với giá trị đó. Qua nhiều thập kỉ, hoạt động bảo quản đã phát triển từ chỗ cứu tài liệu khỏi bị lãng quên và xếp nó vào toà nhà bảo đảm an toàn tới việc cung cấp những điều kiện bảo quản tối tân hơn và nhận định giá trị kỹ càng hơn đối với các kho tài liệu đã sưu tập. Việc lựa chọn để bảo quản trong các thư viện từ lâu phần lớn được quyết định bởi nhu cầu sử dụng nguồn lực hạn chế của mình theo cách khôn ngoan nhất có thể, vì thế mới có châm ngôn rằng: “không tài liệu nào được bảo quản hai lần”. Kết quả cuối cùng là hình thành một bộ sưu tập tài liệu đặc biệt “dạng ảo” không ngừng phát triển được bảo quản bằng những kỹ thuật khác nhau, đáng chú ý nhất là bằng chuyển dạng sang vi phim. Lựa chọn có lẽ là thao tác khó nhất bởi vì nó là việc lựa chọn ít thay đổi và được những người thực hiện coi là hoặc tách biệt hoàn toàn khỏi việc sử dụng hiện tại hoặc hoàn toàn quyết định bởi nhu cầu.
Trong thế giới kỹ thuật số, việc lựa chọn không phải “chỉ một lần là xong” cho tới tận cuối chu kỳ sử dụng của tài liệu mà là một quá trình liên tục liên quan chặt chẽ tới việc sử dụng các file kỹ thuật số. Việc định giá trị áp dụng khi đưa ra quyết định chuyển các tài liệu từ giấy hoặc film sang ảnh kỹ thuật số chỉ có giá trị khi thực hiện trong khuôn khổ hệ thống ban đầu. Thực sự thì chính bộ sưu tập tài liệu quý hiếm các file dữ liệu số, mới giúp phân định được chi phí của một chiến lược chuyển đổi toàn diện. Việc ra quyết định bảo quản không thể diễn ra nếu không tính đến bối cảnh rộng hơn về mặt tri thức của các tệp dữ liệu số đang được lưu trữ ở nơi khác và việc kết hợp chúng để phục vụ cho giảng dạy và học tập.
Ngay cả khi biết rằng các quyết định lựa chọn không thể đưa ra mà không tính đến những yếu tố khác, các cán bộ thư viện và lưu trữ vẫn có thể chuyển những cuốn sách, bài báo, ảnh, phim hoặc các tài liệu khác từ giấy hoặc film sang dạng số. Chúng ta cũng có thể tác động tới giá trị trường tồn của các tệp tin ảnh số thông qua quyền quyết định, với sự phối hợp chặt chẽ của các bộ phận liên quan, thời điểm nào cần chuyển dữ liệu hình ảnh để đưa vào các hệ thống truy cập và lưu trữ cho tương lai và khi nào thì một tệp dữ liệu số hết giá trị đối với cơ quan đang có trách nhiệm bảo quản nó. Điều mà chúng ta không thể kiểm soát được là những những nhận định liên tục về giá trị này có ảnh hưởng tới các khả năng tìm kiếm và sử dụng thông tin dưới dạng số của độc giả hay không.
Sự chuyển đổi theo nguyên tắc chất lượng
Đạt được chất lượng cao nhất ở mọi công việc thực hiện là phương châm quan trọng trong lĩnh vực bảo quản tới mức mà rất ít người nêu nguyên tắc cơ bản này ra một cách trực tiếp. Thay vào đó, các tài liệu về công tác bảo quản hướng tới kết quả công việc có chất lượng cao bằng cách nêu ra những tiêu chuẩn cho các biện pháp xử lý, các quá trình chuyển dạng tài liệu, và các biện pháp phòng ngừa. Việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng – hãy làm và làm đúng – bao trùm tất cả các hoạt động bảo quản, bao gồm các tiêu chuẩn đóng sách thư viện, các hướng dẫn làm phim lưu trữ, các quy trình xử lý để bảo tồn, danh mục các vật tư và nguyên liệu, và cả một mức chấp nhận sai sót (dung sai) thấp. Sự phát triển của việc bảo quản bằng vi phim như là một chiến lược then chốt trong việc bảo quản các tài liệu giòn dễ gãy trong thư viện đã đặt tầm quan trọng của phương tiện lưu giữ và chất lượng của hình ảnh ngang bằng nhau. Để có được tài liệu vi phim đủ chất lượng, các đặc điểm của tài liệu được lựa chọn để bảo quản sẽ quyết định mức độ dung hoà giữa độ trung thực của hình ảnh với độ ổn định về mặt lưu trữ.
Chất lượng trong thế giới kỹ thuật số phụ thuộc đáng kể vào những giới hạn của công nghệ thu nhận và hiển thị. Việc chuyển dạng kỹ thuật số ít nhấn mạnh đến việc tạo ra một bản sao trung thực nhằm mô tả tốt nhất bản gốc ở dạng số. Các cơ chế và kỹ thuật để thẩm định chất lượng các bản sao kỹ thuật số khác và phức tạp và so với thẩm định chất lượng các bản sao bằng vi phim hay photocopy. Ngoài ra, mục đích hàng đầu của chất lượng bảo quản là thu nhận được tối đa nội dung hình ảnh và học thuật ở mức công nghệ cho phép và sau đó cung cấp nội dung đó cho độc giả theo những cách phù hợp nhất với nhu cầu của họ.
Thị trường công nghệ ảnh đã thay đổi nguyên tắc duy trì lâu dài chất lượng cao nhất để có thể sang tìm kiếm ở mức chất lượng tối thiểu có thể chấp nhận được đối với người sử dụng hiện nay. Chúng ta phải khẳng định rằng chất lượng hình ảnh vẫn là vấn đề cốt lõi của bảo quản tài liệu kỹ thuật số. Điều này có nghĩa là tối đa hoá lượng dữ liệu thu nhận được trong quá trình quét hình kỹ thuật số, trong các kỹ thuật nâng cao chất lượng hình ảnh và xác định các dạng nén tệp tin phổ biến mà không làm mất dữ liệu trong quá trình truyền dữ liệu. Chúng ta có thể kiểm soát các tiêu chuẩn chất lượng kỹ thuật số như chúng ta đã làm với vi phim. Chúng ta chỉ có thể tác động được vào sự phát triển của các tiêu chuẩn nén dữ liệu, truyền dữ liệu, hiển thị dữ liệu và xuất dữ liệu. Cải tiến các khả năng công nghệ của các thiết bị phần cứng cũng như phần mềm nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Chúng ta có nguy cơ tự làm tăng thêm trở ngại bằng việc đặt ra những đòi hỏi quá khắt khe đối với những khả năng của thiết bị.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc toàn vẹn
Trong bảo quản truyền thống, khái niệm tính toàn vẹn bao gồm hai khía cạnh, cả hai đều liên quan đến bản chất của tài liệu. Tính toàn vẹn về vật lý đa phần liên quan tới tài liệu cổ và thường diễn ra trực tiếp tại các phòng bảo tồn, nơi có các kỹ năng dùng dung dịch keo, các kỹ thuật đóng sách bằng tay lâu đời, những vật liệu chất lượng cao để bảo vệ những bằng chứng lịch sử của việc sử dụng, những biện pháp bảo tồn trong quá khứ, và những thay đổi vô tình hay cố ý đối với cấu trúc của tài liệu. Bảo quản tính toàn vẹn về mặt học thuật cũng dựa trên mối quan tâm về chứng tích ở một góc độ khác. Tính xác thực, hay tính trung thực, của nội dung thông tin của một tài liệu được duy trì thông qua việc ghi lại cả nguồn gốc – chuỗi sở hữu – và xử lý, là nội dung cốt lõi của tính toàn vẹn. Ngoài lịch sử của từng tài liệu, việc bảo vệ và ghi lại mối quan hệ giữa các tài liệu trong một bộ sưu tập cũng là một mối quan tâm. Trong công tác bảo quản truyền thống, cái khái niệm chất lượng và tính toàn vẹn bổ trợ lẫn nhau.
Trong thế giới kỹ thuật số, việc duy trì tính toàn vẹn của một tệp dữ liệu ảnh số ít liên quan đến phương tiện lưu trữ hơn là sự mất mát thông tin khi một tệp tin được tạo ra ban đầu và sau đó được nén và truyền qua mạng. Trong vấn đề tính toàn vẹn về mặt học thuật, các chỉ mục về cấu trúc và các mô tả dữ liệu thường được đính kèm với tài liệu như là một bảng mục lục hoặc được tạo lập dưới dạng thông tin hỗ trợ tìm kiếm hoặc biểu ghi thư mục phải được gắn không tách rời và được bảo quản cùng với chính những tệp ảnh số. Bảo trì tính toàn vẹn về mặt học thuật cũng đòi hỏi những quy trình chuẩn xác, tương tự như kiểm toán, để đảm bảo các tệp tin không bị thay đổi một cách vô tình hay hữu ý. Tóm lại, thế giới kỹ thuật số đã làm biến đổi những nguyên tắc bảo quản truyền thống từ đảm bảo tính toàn vẹn về vật lý của một tài liệu sang việc nêu rõ sự sáng tạo ra tài liệu trong đó tính toàn vẹn về mặt học vấn là đặc tính quan trọng nhất.
Các cán bộ thư viện và lưu trữ có thể kiểm soát tính toàn vẹn của các tệp dữ liệu ảnh số bằng cách xác thực các bước truy cập và ghi lại những sửa đổi liên tiếp đối với một bản ghi kỹ thuật số nhất định. Chúng ta cũng có thể tạo ra và duy trì những chỉ mục về cấu trúc và những liên kết về thư mục trong phạm vi các tiêu chuẩn về cơ sở dữ liệu được xây dựng hợp lý và dễ hiểu. Chúng ta cũng có thể tác động tới việc xây dựng các tiêu chuẩn trao đổi siêu dữ liệu bao gồm các công cụ và kỹ thuật cho phép thông tin về các tệp dữ liệu và cơ sở dữ liệu đã được cấu trúc, mô tả và tiêu chuẩn hoá được chia sẻ trên nhiều công nghệ nền, nhiều hệ thống và xuyên biên giới. Tuy nhiên, thật tuyệt vọng khi nghĩ rằng các cán bộ thư viện và lưu trữ là kẻ ngoài cuộc đứng quan sát sự phát triển nhanh chóng của các giao thức mạng, băng thông hoặc các kỹ thuật an toàn dữ liệu.
Sự chuyển đổi của nguyên tắc truy cập
Mặc dù đã nhiều thập kỷ khẳng định điều ngược lại, việc tăng khả năng truy cập đối với tài liệu ngẫu nhiên chỉ là kết quả phụ của hoạt động bảo quản truyền thống chứ không phải là mối quan tâm chính. Thật vậy, trách nhiệm bảo quản và truy cập của một thư viện hay trung tâm lưu trữ vẫn thường xuyên mâu thuẫn. “Trong khi công tác bảo quản vẫn còn là mục đích hay trách nhiệm quan trọng nhất thì một sứ mệnh khác không kém phần thuyết phục – truy cập và sử dụng – tạo nên một xung đột kinh điển cần được những người trông coi và chăm sóc các tài liệu lưu trữ dung hoà”, đó là nhận định được nêu trong một cuốn sách giáo khoa về bảo quản. Cơ chế đảm bảo truy cập được một tài liệu hoặc một bộ sưu tập được bảo quản là một biểu ghi thư mục đặt trong các cơ sở dữ liệu biên mục nội bộ hoặc cơ sở dữ liệu thư mục quốc gia. Trong bảo quản truyền thống, các cơ chế truy cập như là biểu ghi thư mục và hỗ trợ tìm kiếm, chỉ đơn giản thông báo về sự sẵn có của tài liệu chứ không phải là một phần không thể tách rời khỏi tài liệu.
Năm mươi năm qua, khi mà công tác bảo quản đã nổi lên như là một chuyên môn đặc biệt trong các thư viện và trung tâm lưu trữ, mối liên hệ mật thiết giữa khái niệm về bảo quản và truy cập đã trải qua những biến đổi, phản ánh những sự thay đổi trong môi trường công nghệ mà trong đó các cơ quan văn hoá hoạt động. Trong thế giới kỹ thuật số, truy cập đã chuyển từ một sản phẩm phụ tiện lợi của quá trình bảo quản trở thành yếu tố trung tâm của quá trình đó.
Kiểm soát được các yêu cầu truy cập trong bảo quản tài liệu kỹ thuật số, đặc biệt là khả năng chuyển đổi các tập tin ảnh số sang các thế hệ công nghệ tương lai, có thể thực hiện được một phần thông qua việc mua một cách thận trọng các bộ phận phần cứng và phần mềm không độc quyền. Trong bối cảnh hiện nay, các thiết bị “cắm là chạy” (plug-and-play) ngày càng được bán rộng rãi và những (khá ít) tài liệu kiểm tra thiết bị của chúng ta đem lại cho các nhà cung cấp động lực duy nhất là họ nên xây dựng những thiết kế hệ thống mở hoặc ít ra cũng cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết hơn về hoạt động bên trong của hệ thống mà họ cung cấp. Ngoài ra, các cán bộ thư viện và lưu trữ có thể tác động vào nhà cung cấp và nhà sản xuất để họ cung cấp những thiết bị mới “tương thích ngược” với các hệ thống đang sử dụng. Khả năng này giúp cho hệ thống tập tin hình ảnh chuyển đổi giống như các phần xử lý văn bản vẫn cho phép truy cập được các tài liệu được tạo ra bằng những phiên bản trước đó. Mặc dù chúng ta không mong muốn như vậy, nhưng tuổi thọ của một hệ thống công nghệ ảnh số và sự đòi hỏi phải vứt bỏ hệ thống đó là những vấn đề vô cùng quan trọng mà chúng ta ít hoặc không kiểm soát được. Thật là khó khi bắt nhà cung cấp hỗ trợ và bảo trì một hệ thống cũ vì nó đi ngược với khả năng cung cấp một hệ thống mới của họ.
Sự chuyển đổi trong quan hệ giữa bảo quản và truy cập
+ Bảo quản hoặc truy cập: Trong những năm đầu của các cơ quan lưu trữ hiện đại – tức là trước Chiến tranh Thế giới thứ hai – chỉ có ý nghĩa thuần tuý là sưu tập. Động tác thu thập một bộ sưu tập tài liệu viết tay từ một nhà kho, một tầng hầm hoặc một nhà để xe và đặt cố định trong một toà nhà khô ráo được khoá cẩn thận đã đủ để hoàn thành nhiệm vụ cơ bản của công tác bảo quản của đơn vị. Trong hoàn cảnh đó, bảo quản và truy cập hoàn toàn tách biệt với nhau. Việc sử dụng một bộ sưu tập đặt ra nguy cơ mất trộm, hư hỏng hoặc bị lạm dụng về nội dung hoặc chính tài liệu đó. Cách an toàn nhất để giữ một cuốn sách được lưu lâu dài là khoá nó lại hoặc chụp một bản sao để sử dụng.
+ Bảo quản và truy cập: Các chiến lược bảo quản hiện đại thừa nhận rằng bảo quản và truy cập là các khái niệm bổ trợ lẫn nhau. Tiến hành bảo quản một tài liệu là nhằm để nó sử dụng được. Theo quan điểm này, việc tạo một bản sao của một cuốn sách bị hỏng trên vi phim, mà không tạo khả năng tìm ra bản phim đó thì cũng chỉ lãng phí tiền của. Tuy nhiên mối quan hệ giữa bảo quản và truy cập, về lý thuyết có thể chấp nhận được việc thoả mãn nhu cầu bảo quản mà không giải quyết vấn đề truy cập. Ngược lại, việc tiếp cận đối với các tài liệu nghiên cứu có thể được duy trì trong thời gian rất dài mà không cần đến một hành động bảo quản cụ thể nào.
+ Bảo quản là truy cập: Các cán bộ thư viện và lưu trữ liên quan tới các bản ghi điện tử đôi khi coi bảo quản và truy cập là hai danh từ có thể thay thế cho nhau. Bảo quản giúp cho truy cập có thể thực hiện được. Tuy nhiên, đánh đồng bảo quản với truy cập hàm ý rằng bảo quản được xác định bởi khả năng sẵn sàng của tài liệu, khi mà chính cơ chế có thể làm nó có nghĩa ngược lại. Bảo quản và truy cập chẳng khác nhau bao nhiêu về ý nghĩa. Nếu chỉ đơn giản chuyển trọng tâm từ bảo quản sang truy cập thì lại quá coi nhẹ những vấn đề về bảo quản với việc cho rằng truy cập là một động cơ của bảo quản nhưng không đếm xỉa đến bản chất của “vật” đang được bảo quản.
+ Bảo quản khả năng truy cập: Trong thế giới kỹ thuật số, bảo quản là hành động còn truy cập là đối tượng – hành động bảo quản khả năng truy cập. Một cách diễn đạt chính xác hơn đơn giản là “bảo quản truy cập”. Khi chuyển đổi theo hướng như vậy, một loạt vấn đề hoàn toàn mới nổi lên. Bảo quản truy cập đối với cái gì? Câu trả lời được đưa ra trong báo cáo này là: một phiên bản mới có chất lượng và giá trị cao, được bảo vệ tốt, đảm bảo tính toàn vẹn đầy đủ của một tài liệu gốc. Nội dung, cấu trúc và sự toàn vẹn của đối tượng thông tin chiếm lĩnh vị trí trung tâm và khả năng của máy móc chuyển tải và thể hiện thông tin đó trở thành kết quả cuối cùng của hoạt động bảo quản chứ không phải là mục đích hàng đầu.
Sứ mệnh mới của công nghệ số
Không thể đi đến các khái niệm nêu ra những trách nhiệm gắn liền với bảo quản tài liệu kỹ thuật số mà không phân biệt giữa việc “nắm bắt” công nghệ ảnh số để giải quyết một vấn đề cụ thể với việc “áp dụng” công nghệ đó như là một giải pháp quản lý thông tin. Chiếm lĩnh một hệ thống công nghệ ảnh để nâng cao khả năng truy cập đối với các tài liệu thư viện và lưu trữ ngày nay đơn giản gần như việc chọn một tổ hợp máy quét, máy vi tính và màn hình để đáp những đòi hỏi trước mắt. Hàng trăm thư viện và trung tâm lưu trữ đã đầu tư hoặc dự định mua các hệ thống chuyển dạng ảnh số và thử nghiệm với c&a